Mahnungen zu verschicken, wird vom Unternehmer, obwohl er im Recht ist, oft als unangenehm empfunden. Um Kunden nicht zu verärgern, sollte man diese unmittelbar nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungstermins möglichst persönlich anrufen und an die offene Zahlung höflich, aber bestimmt erinnern und einen neuen Zahlungstermin vereinbaren. Anschließend sollte der Inhalt des Telefongesprächs kurz schriftlich zusammengefasst und dem Schuldner geschickt werden mit dem Hinweis, dass bei einer weiteren Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen angefordert werden.
Es ist sachlich zwingend, dass nach Überschreiten des neu vereinbarten Zahlungstermins dann schriftlich eine letzte Zahlungsaufforderung mit Mahngebühren und Verzugszinsen mit einer kurzen Frist versendet wird und dem Hinweis, dass die Angelegenheit bei erneutem ergebnislosem Verstreichen der Frist gerichtlich geltend gemacht wird.
Es gibt keine Vorschrift, dass man den Schuldner dreimal mahnen muss! Eine Mahnung darf laut Gesetz unterbleiben, wenn dem Schuldner ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum gesetzt worden ist. Der Bundesgerichtshof hat allerdings entschieden, dass der Verbraucher i. S. v. § 13 BGB immer einmal gemahnt werden muss, soweit er nicht schon in der Rechnung mit konkretem Zahlungsziel auf die Konsequenzen aufmerksam gemacht worden ist.[1] Zu viele Mahnungen kosten Zeit und Geld!
Unsinnig ist es, auf die erste Mahnung den Zusatz "erste Mahnung" bzw. bei weiteren Mahnungen mit der entsprechenden Durchnummerierung zu arbeiten. Jeder Schuldner weiß dann, dass er nochmals gemahnt wird. Bittet der Gläubiger den Schuldner um Mitteilung, ob er seine Haftung dem Grunde nach anerkenne, so ist das keine Mahnung.[2]
Reagiert der Kunde von sich aus, bevor es zu ersten Mahnung kommt und erklärt glaubhaft, aus welchen Gründen er vorübergehend in einem finanziellen Engpass ist, ist das zumindest ein gewisses Zeichen der Seriosität, weil im Regelfall zahlungsunwillige Kunden quasi nie erreichbar sind.
Die Bewilligung eines Zahlungsaufschubs durch den Auftragnehmer sollte gut überlegt sein und stellt eine Kreditvergabe dar, die den eigenen Liquiditätsplan beeinflusst.
In einem solchen Fall sollte bei höheren Beträgen ein u. U. notarielles Schuldanerkenntnis (=Vollstreckungstitel) erfolgen, das die offenen Forderungen bezeichnet und einen exakten Zahlungsplan enthält; bei Abschluss einer kombinierten Ratenzahlungs- und Stundungsvereinbarung sollte eine "Verfallsklausel" aufgenommen werden, wonach der gesamte (Rest-)Betrag sofort zur Zahlung fällig wird, sobald sich der Auftraggeber mit mehr als zwei Ratenzahlungsbeträgen im Rückstand befindet.
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