Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung unverzüglich dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Verspätete Rechnungsstellung beeinträchtigt die Liquidität und ärgert manche Kunden zudem.
In den meisten Fällen ist es möglich, die Rechnung schon mit Auslieferung der Ware mitzuschicken, oder bei Werkleistungen die Rechnung nach der Abnahme zu überreichen. Vorbereitete Überweisungsträger können zumindest bei Privatkunden eine beschleunigte Zahlung bewirken. Einzugsermächtigungen sichern dem Gläubiger Liquiditätsvorteile und erleichtern seine Verwaltungsarbeit.
Bei Privatkunden kann von manchen Unternehmern gerade vor dem Jahresende vielleicht folgende Argumentation eingesetzt werden. Privatpersonen können die Arbeitskosten für Erhaltungs-, Modernisierungs- und Renovierungsmaßnahmen im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung von der Einkommensteuerzahllast absetzen (20 % der Kosten pro Jahr, maximal 1.200 EUR).
Voraussetzung für die Gewährung des Steuervorteils ist die Vorlage einer Handwerkerrechnung und die Überweisung des Rechnungsbetrags. Die anteilige Mehrwertsteuer der Arbeitskraftkosten ist ebenfalls steuerbegünstigt, wenn sie separat aufgeführt ist. Nicht begünstigt sind Materialkosten oder Lieferware.[1]
Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen, insbesondere für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer ein Fixdatum (z. B. 30.5.2023). Zumindest sollte die Zahlungsfrist jedoch bestimmbar sein, z. B. 10 Tage nach Rechnungserhalt. Dies hat den Vorteil, dass der Kunde, wenn er Unternehmer ist, auch ohne Mahnung in Verzug gerät, wenn er nicht zahlt.[2]
Vorsicht ist geboten vor zu großzügigen Zahlungszielen, dies stellt eine für den Unternehmer teure "Kreditinanspruchnahme" dar. Stattdessen sollten den Kunden Anreize geboten werden, möglichst schnell zu bezahlen (z. B. durch die Gewährung von Skonto). Bei der Skonto-Abrede handelt es sich um einen aufschiebend bedingten Teilerlass der Forderung für den Fall der fristgerechten Zahlung. Derjenige, der eine Leistung erbringt, will damit eine beschleunigte Zahlung durch seinen Kunden erreichen, um in erster Linie den Verlust an Liquidität, der aus der Kreditierung folgt, auszugleichen. Skonto ist praktisch ein Nachlass für die vorzeitige Zahlung einer Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist. Statt eines bestimmten Zahlungstags kann der Unternehmer auch gestaffelte Fristen einräumen, beispielsweise zahlbar in zwei Monaten netto, binnen 30 Tagen mit 2 % und innerhalb von 10 Tagen mit 3 % Skonto.
Um zum Skontoabzug berechtigt zu sein, muss eine ausdrückliche Vereinbarung oder Zusage des Unternehmers oder Lieferanten vorliegen.[3] Sonst ist der Skontoabzug unzulässig und der Unternehmer kann grundsätzlich auf Zahlung des vollen Rechnungsbetrags bestehen.
Bei Gewährung von Skonto muss der Unternehmer also bei Überschreiten der Skonto-Frist darauf achten, dass der einbehaltene Skontobetrag zurück gewährt wird bzw. dem Kunden deutlich machen, dass bei künftigen Geschäften unter Umständen kein Skonto gewährt werden kann. Skonto-Abreden verursachen in der Buchhaltung auch einen Mehraufwand (umsatzsteuerliche Sondervorschriften). Bei Skonto-Vereinbarungen genügt eine Angabe wie z. B. "2 % Skonto bei Zahlung bis ……" den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG. Das Skonto muss nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt) ausgewiesen werden.[4]
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