Flüssige Mittel in Buchführ... / 3.2 Aufbewahrungspflicht
 

Rz. 16

Die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erzeugten digitalen Daten sind innerhalb des Systems oder auf einem externen Datenträger unveränderbar in einem maschinell auswertbaren Datenformat mit Strukturinformationen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar aufzubewahren. Eine Löschungsverpflichtung nach Art. 17 Abs. 3b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) scheidet aus. Aufbewahrungspflichtige „elektronischen Daten sind u. a.:

  • alle steuerlich relevanten Einzeldaten,
  • jeder einzelne Geschäftsvorfall, einschließlich aller Änderungen (Stornos, Warenrücknahmen etc.),
  • elektronisch erzeugte Rechnungen, auch Bewirtungsbelege u. a.,
  • Programmierdaten (die erstmalige programmtechnische Einrichtung des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie alle danach erfolgten Programmänderungen),
  • Stammdaten mit sämtlichen Änderungen,
  • Journaldaten,
  • Berichtsabfragen und
  • Strukturinformationen/Datensatzbeschreibungen.

Aufbewahrungspflichtig sind zudem u. a. auch:

  • Organisationsunterlagen, wie z. B. Bedienungsanleitungen, Handbücher, Programmieranleitungen, Programmbeschreibungen/-richtlinien, Einrichtungsprotokolle, Freigabeprotokolle, Fehlerprotokolle, Änderungslisten, Arbeitsanweisungen zur Verarbeitung von Geschäftsvorfällen, Datenaustausch und Archivierung (Verfahrensdokumentation), Aufgabenbeschreibungen/OrganisationspIäne über Verantwortlichkeiten der Datenerfassung;
  • Unterlagen in Papierform, wie z. B. manuelle (Ursprungs-)Aufzeichnungen (z. B. Kassenbuch, Kladde, Bestellbücher, Strichlisten, ...), Belege/Buchungsbelege.
 

Rz. 17

Eine Verdichtung der elektronischen Daten ist unzulässig. Eine Aufbewahrung der Kassendaten nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Zu jedem eingesetzten System ist der konkrete Einsatzort und Einsatzzeitraum zu protokollieren und aufzubewahren (§ 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Für manuelle Aufzeichnungen bei Führung einer offenen Ladenkasse gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften entsprechend. Es wird darauf hingewiesen, dass weitere Unterlagen aufbewahrungspflichtig sein können, wenn sie Informationen zur Entstehung und Abwicklung des Geschäftsvorfalls enthalten oder zu deren Nachvollziehbarkeit erforderlich sind (z. B. Terminkalender, Reservierungsbuch). Das Unternehmen hat seine elektronischen Daten und sonstigen Unterlagen gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen. Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig. Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Die konkrete Ausgestaltung der Beschreibung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems.

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