Nach dem als Folge zur geänderten Rechtsprechung ergangenen BMF-Schreiben[1] ist der Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, im Lohnsteuerabzugsverfahren die Anrechnung der individuellen Kraftfahrzeugkosten des Arbeitnehmers bei der Nutzungswertermittlung zu berücksichtigen. Dies gilt sowohl in Fällen, in denen der Nutzungswert pauschal (1 %-Regelung, 0,03 %-Regelung) oder anhand eines Fahrtenbuchs individuell ermittelt wird. Diese Verpflichtung des Arbeitgebers soll nur dann nicht bestehen, wenn sie ausdrücklich arbeitsvertraglich ausgeschlossen wurde. Will der Arbeitgeber sich nicht darauf einlassen, im Lohnsteuerabzugsverfahren die vom Arbeitnehmer getragenen Betriebskosten bei der Berechnung des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils aus der außerdienstlichen Firmenwagennutzung zu berücksichtigen, bedarf es dafür einer entsprechenden Regelung im Arbeitsvertrag oder einer anderweitigen arbeitsrechtlichen Grundlage.[2]
Anrechnung der vom Arbeitnehmer getragenen Benzinkosten bei der 1 %-Methode
Einem Arbeitnehmer wurde 2023 ein Firmenfahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 32.000 EUR zur Verfügung gestellt, das er auf eigene Kosten betanken muss. Er darf es für private Fahrten und für seine arbeitstäglichen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (Entfernung von der Wohnung 10 km) nutzen. Aus den vom Arbeitnehmer vorgelegten Unterlagen ergibt sich, dass er 2023 bei einer Gesamtfahrleistung von 15.000 km Treibstoffkosten i. H. v. 1.820 EUR getragen hat.
Für 2023 ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 4.992 EUR (= 1 % × 32.000 EUR zzgl. 0,03 % × 10 × 32.000 EUR = 416 EUR, × 12), der um das "Nutzungsentgelt Benzinkosten" zu vermindern ist. Danach verbleibt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil i. H. v. 3.172 EUR (= 4.992 EUR – 1.820 EUR).
Wendet der Arbeitgeber die Fahrtenbuchmethode an, bleiben die vom Arbeitnehmer selbst getragenen individuellen Kosten bei der Ermittlung der Gesamtkosten außer Ansatz.[3] Hieran hält die Finanzverwaltung auch nach der Änderung der höchstrichterlichen Rechtsprechung, die diese Aufwendungen als Nutzungsentgelt ansieht, im Grundsatz fest.[4] Fließen diese Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht in die Gesamtkosten des Arbeitgebers mit ein, erhöhen sie auch nicht den individuellen Kilometersatz. Eine anschließende Anrechnung auf den nach der Fahrtenbuchmethode ermittelten Nutzungswert würde in diesem Fall zu einem doppelten Abzug führen. Die Finanzverwaltung gesteht dem Arbeitgeber allerdings ein Wahlrecht zu. Er kann alternativ die Gesamtkosten um die vom Arbeitnehmer getragenen Betriebskosten erhöhen, mit der Folge, dass sie wie bei der 1 %-Methode als Nutzungsentgelt behandelt werden, das den anhand des Fahrtenbuchs und der Gesamtkosten ermittelten geldwerten Vorteil mindert.[5]
Geänderte Behandlung der vom Arbeitnehmer getragenen Betriebskosten bei der Fahrtenbuchmethode
Einem Außendienstmitarbeiter, der keine erste Tätigkeitsstätte hat, wurde 2023 ein Firmenfahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 36.000 EUR für berufliche Zwecke zur Verfügung gestellt. Aus dem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch ergibt sich ein privater Nutzungsanteil von 15 %. Die Gesamtkosten des Arbeitgebers für das Firmenfahrzeug betragen 18.000 EUR. Außerdem wurde vereinbart, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für private Fahrten nutzen darf, es jedoch auf eigene Kosten betanken muss. Die hierfür vom Arbeitnehmer getragenen Aufwendungen belaufen sich auf 5.000 EUR. Die Gesamtkosten des Arbeitgebers verringern sich hierdurch auf 13.000 EUR.
Für 2023 ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 1.950 EUR (= 15 % × 13.000 EUR). Da die vom Arbeitnehmer getragenen Treibstoffkosten nicht zu den Gesamtkosten zählen, also bereits zu einem geringeren Kilometersatz führen, darf keine zusätzliche Minderung des geldwerten Vorteils um die vom Arbeitnehmer bezahlten Treibstoffkosten (bis auf 0 EUR) erfolgen.
Abwandlung:
Bei einer Einbeziehung der vom Arbeitnehmer getragenen Treibstoffkosten in die Gesamtkosten ergibt sich – ausgehend von Gesamtkosten i. H. v. 18.000 EUR ein geldwerter Vorteil von 2.700 EUR (= 15 % von 18.000 EUR), der um die Aufwendungen des Arbeitnehmers bis zu einem Betrag von 0 EUR gemindert wird. Der den Nutzungswert übersteigende Betrag der vom Arbeitnehmer übernommenen Benzinkosten i. H. v. 2.300 EUR (= 5.000 EUR – 2.700 EUR) wirkt sich steuerlich nicht aus. Insbesondere kann er nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Voraussetzung für die Berücksichtigung von Betriebskosten des Fahrzeugs, die der Arbeitnehmer getragen hat, ist allerdings, dass der Arbeitnehmer jährlich fahrzeugbezogen sowohl die Höhe der individuellen Kraftfahrzeugkosten als auch die Gesamtfahrleistung des Firmenwagens gegenüber dem Arbeitgeber erklärt sowie im Einzelnen umfassend darlegt und belastbar nachweist. Der Arbeitgeber muss die Erklärungen und Belege des Arbeitnehmers im Original zum Lohnkonto nehmen. Soweit die Angaben und vorgelegten Unterlagen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich unric...
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