Firmen-Pkw, Überlassung an freie Mitarbeiter

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Zuordnung zum Betriebsvermögen
• Betriebliche Fahrten
• Private Nutzung, Abrechnung

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung Fremdleistungen
Eigener Kontenplan	SKR 03
	4909
IKR
6100	SKR 04
	6303
	Kostenstelle/ Schlüssel

Praxis-Wegweiser: "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung Erlöse 19 % USt
Eigener Kontenplan	SKR 03
	8400
IKR
5100	SKR 04
	4400
	Kostenstelle/ Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Für bestimmte Tätigkeiten können Unternehmer freie Mitarbeiter einsetzen. Wenn freie Mitarbeiter viele auswärtige Termine beim Kunden wahrnehmen, stellt ihnen der Unternehmer häufig einen Firmenwagen zur Verfügung, der auch privat genutzt werden darf. Der Vorteil der Privatnutzung ist beim freien Mitarbeiter als Erlös zu erfassen. Bei dem Unternehmer, der das Fahrzeug überlässt, handelt es sich um betriebliche Aufwendungen, die er auf das Konto "Fremdleistungen" 4909 (SKR 03) bzw. 6303 (SKR 04) bucht.

Buchungssatz:

Fremdleistungen

Vorsteuer 19 %

an Erlöse 19 % USt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung

Der Unternehmer hat einen Firmenwagen für 24.000 EUR zuzüglich 4.560 EUR Umsatzsteuer (28.560 EUR brutto) gekauft. Der Bruttolistenpreis beträgt 32.000 EUR. Dieses Fahrzeug überlässt er seinem freien Mitarbeiter, der es sowohl für betriebliche als auch für private Fahrten nutzen darf.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0320/ 0520	Pkw	24.000
1576/ 1406	Abziehbare Vorsteuer	4.560	1200/ 1800	Bank	28.560

Der Unternehmer macht die Abschreibung mit einem jährlichen Betrag von 24.000 EUR : 6 = 4.000 EUR geltend. Außerdem übernimmt er alle Kfz-Kosten, indem er seinem freien Mitarbeiter die Kosten erstattet, die dieser bereits gezahlt hat, z. B. die Benzinkosten.

Praxis-Tipp

Angabe des Leistungsempfängers bei Rechnungen über 250 EUR

Bei Benzinquittungen und anderen Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR ist es für den Vorsteuerabzug nicht erforderlich, dass der Leistungsempfänger ausgewiesen wird. Rechnungen über 250 EUR müssen jedoch alle Angaben enthalten, die in § 14 Abs. 4 UStG gefordert werden. Bei diesen Rechnungen sollte wegen des Vorsteuerabzugs darauf geachtet werden, dass der Auftraggeber des freien Mitarbeiters als Leistungsempfänger ausgewiesen wird.

Praxis-Beispiel

Reparaturrechnung wird vom Auftraggeber erstattet

Der freie Mitarbeiter hat eine Reparaturrechnung für den Pkw über 297,50 EUR brutto erhalten, die sein Auftraggeber ihm erstattet.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4540/ 6540	Kfz-Reparaturen	250,00
1576/ 1406	Abziehbare Vorsteuer	47,50	1200/ 1800	Bank	297,50

3 Betriebliche Fahrten des freien Mitarbeiters

Soweit der freie Mitarbeiter das Fahrzeug verwendet, um für den Unternehmer Aufträge durchzuführen, handelt es sich um betriebliche Fahrten, für die der Unternehmer die Kosten unmittelbar übernimmt. Diese Fahrten werden zwischen Unternehmer und freiem Mitarbeiter nicht abgerechnet, weil die Kosten unmittelbar beim Unternehmer entstehen und von ihm als Betriebsausgaben abgezogen werden. Umsatzsteuer fällt keine an, weil kein Leistungsaustausch stattfindet.

4 Nutzung für private Fahrten

Darf der freie Mitarbeiter den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, unterliegen die hierauf entfallenden Kosten als Leistungsaustausch der Umsatzsteuer. D. h., Unternehmer und freier Mitarbeiter müssen diese Kfz-Kosten abrechnen, wenn sie keine steuerlichen Nachteile in Kauf nehmen wollen. Den geldwerten Vorteil rechnet der freie Mitarbeiter mit dem Unternehmer ab, bzw. dieser erteilt dem freien Mitarbeiter eine Gutschrift, wobei die private Nutzung entweder

• nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet wird, die auf die privaten Fahrten entfallen, oder
• nach der 1 %-Methode.

Bei der privaten Nutzung durch den freien Mitarbeiter handelt es sich um eine entgeltliche Leistung des Unternehmers. Gegenleistung ist die Dienstleistung des freien Mitarbeiters. Konsequenz ist, dass der Unternehmer insoweit einen steuerpflichtigen Umsatz ausführt. Wenn ein Elektrofahrzeug oder extern aufladbares Hybridfahrzeug verwendet wird, stellt sich de Frage, ob ertragsteuerlich die reduzierten Werte zugrundegelegt werden können. Umsatzsteuerlich ist dies nicht möglich, sodass eine problemlose Abrechnung nur möglich ist, wenn die Werte verwendet werden, die für Verbrennungsmotoren gelten.

Praxis-Beispiel

Abrechnung der Privatnutzung

Eine GmbH überlässt ihrem freien Mitarbeiter einen Pkw. Der Bruttolistenpreis beträgt 32.080 EUR und kann auf volle 100 EUR = 32.000 EUR abgerundet werden. Der 1 %-Wert beträgt daher 320 EUR pro Monat. Die Abrechnung sieht dann wie folgt aus (Beträge in EUR):

a) Abrechnung der GmbH über Pkw-Überlassung:
Pkw-Überlassung für Privatfahrten im Juli 01	320,00
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	60,80
Bruttobetrag	380,80
b) Abrechnung durch den freien Mitarbeiter:
Honorar für vereinbarte Leistungen (Honorar, ­Provisionen o. Ä.)	320,00
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	60,80
Bruttobetrag	380,80
Verrechnung mit der Pkw-Überlassung (s. unter a)	380,80
noch zu zahlen	0,00

Die tatsächliche Nutzung (Sachz...