Darf der freie Mitarbeiter den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, unterliegen die hierauf entfallenden Kosten als Leistungsaustausch der Umsatzsteuer. D. h., Unternehmer und freier Mitarbeiter müssen diese Kfz-Kosten abrechnen, wenn sie keine steuerlichen Nachteile in Kauf nehmen wollen. Den geldwerten Vorteil rechnet der freie Mitarbeiter mit dem Unternehmer ab, bzw. dieser erteilt dem freien Mitarbeiter eine Gutschrift, wobei die private Nutzung entweder

  • nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet wird, die auf die privaten Fahrten entfallen, oder
  • nach der 1 %-Methode.

Bei der privaten Nutzung durch den freien Mitarbeiter handelt es sich um eine entgeltliche Leistung des Unternehmers. Gegenleistung ist die Dienstleistung des freien Mitarbeiters. Konsequenz ist, dass der Unternehmer insoweit einen steuerpflichtigen Umsatz ausführt. Wenn ein Elektrofahrzeug oder extern aufladbares Hybridfahrzeug verwendet wird, stellt sich de Frage, ob ertragsteuerlich die reduzierten Werte zugrundegelegt werden können. Umsatzsteuerlich ist dies nicht möglich, sodass eine problemlose Abrechnung nur möglich ist, wenn die Werte verwendet werden, die für Verbrennungsmotoren gelten.

 
Praxis-Beispiel

Abrechnung der Privatnutzung

Eine GmbH überlässt ihrem freien Mitarbeiter einen Pkw. Der Bruttolistenpreis beträgt 32.080 EUR und kann auf volle 100 EUR = 32.000 EUR abgerundet werden. Der 1 %-Wert beträgt daher 320 EUR pro Monat. Die Abrechnung sieht dann wie folgt aus (Beträge in EUR):

 
a) Abrechnung der GmbH über Pkw-Überlassung:
Pkw-Überlassung für Privatfahrten im Juli 01 320,00
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer  60,80
Bruttobetrag 380,80
b) Abrechnung durch den freien Mitarbeiter:
Honorar für vereinbarte Leistungen (Honorar, ­Provisionen o. Ä.) 320,00
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer  60,80
Bruttobetrag 380,80
Verrechnung mit der Pkw-Überlassung (s. unter a) 380,80
noch zu zahlen   0,00

Die tatsächliche Nutzung (Sachzuwendung) hat der freie Mitarbeiter erhalten, sodass der Betrag von 380,80 EUR nicht in bar gezahlt wird. Es fließen insoweit keine Geldbeträge.

Der freie Mitarbeiter zahlt 60,80 EUR Umsatzsteuer an das Finanzamt. Die GmbH hat bei zutreffender (Ab-)Rechnung einen Vorsteuerabzug von 60,80 EUR, sodass sich per Saldo für die GmbH aus diesem Vorgang keine Umsatzsteuerbelastung ergibt. Die GmbH bucht wie folgt:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag

4909/

6303
Fremdleistungen 320,00      

1576/

1406
Abziehbare Vorsteuer 19 % 60,80

8400/

4400
Erlöse 19 % USt 380,80

Weil der freie Mitarbeiter die Privatnutzung des Pkw als Sachzuwendung sofort entnimmt, muss er den Vorgang wie folgt buchen:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag

1800/

2100
Privatentnahmen 380,80

8400/

4400
Erlöse 19 % USt 320,00
     

1776/

3806
Umsatzsteuer 19 % 60,80

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