Entstehen dem Unternehmer nur geringe Kfz-Kosten, z. B. weil der Firmenwagen vollständig abgeschrieben ist, kann der private Nutzungsanteil nach der 1-%-Methode über den tatsächlichen Kosten liegen. In diesem Fall wird der private Nutzungsanteil auf die tatsächlichen Kosten begrenzt.[1]

Bei der Umsatzsteuer findet keine Kostendeckelung statt, weil hier immer die Möglichkeit besteht, die Bemessungsgrundlage sachgerecht zu schätzen.[2] Es ist der Prozentsatz zu schätzen, der auf die private Nutzung entfällt. Das Ergebnis der Schätzung muss plausibel dargelegt werden können. Bei einem Fahrzeug, das überwiegend betrieblich genutzt wird, beträgt die private Nutzung zwangsläufig weniger als 50 %. In dieser Situation wird das Finanzamt also akzeptieren müssen, dass die Privatnutzung maximal 49 % betragen kann.

Hat der Unternehmer Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum gemacht oder auch ein Fahrtenbuch geführt, das bei der Einkommensteuer aus formalen Gründen nicht anerkannt worden ist, kann er diese Aufzeichnungen als Grundlage für eine sachgerechte Schätzung bei der Umsatzsteuer verwenden.

 
Praxis-Beispiel

Anwendung der Kostendeckelung (bis zum 30.6.2020 und ab dem 1.1.2021)

Der Unternehmer nutzt seinen Firmen-Pkw auch für private Fahrten. Er führt kein Fahrtenbuch und ermittelt die private Nutzung nach der 1 %-Methode. Der Bruttolistenpreis seines Firmenwagens hat im Zeitpunkt der Erstzulassung 32.500 EUR betragen. Der Firmenwagen ist vollständig abgeschrieben. Die Kfz-Kosten setzen sich wie folgt zusammen:

 
Tatsächliche Kosten pro Jahr Kosten ohne Vorsteuer Kosten mit Vorsteuer Abziehbare Vorsteuer
Laufende Kosten   1.620,00 EUR 307,80 EUR
Reparatur/Wartung/Pflege   612,00 EUR 116,28 EUR
Versicherung 832,00 EUR    
Kfz-Steuer 280,00 EUR    
Sonstige Kosten 90,00 EUR 140,00 EUR 26,60 EUR
Beträge insgesamt 1.202,00 EUR 2.372,00 EUR 450,68 EUR
Sachgerechte Schätzung 40 %   948,80 EUR  
Umsatzsteuer 19 %   180,27 EUR  

Private Nutzung nach der 1 %-Methode

 
32.500 EUR × 1 % = 325 EUR × 12 Monate = 3.900 EUR
tatsächliche Kfz-Kosten 1.202 EUR + 2.372 EUR = 3.574 EUR
Ansatz wegen Kostendeckelung mit 3.574 EUR

Die Umsatzsteuer ermittelt der Unternehmer durch eine sachgerechte Schätzung. Er setzt als Bemessungsgrundlage 40 % der Kosten an, bei denen er die Vorsteuer abgezogen hat. Die Bemessungsgrundlage beträgt dann 2.372 EUR × 40 % = 948,80 EUR.

 
Betrag nach Kostendeckelung = 3.574,00 EUR
umsatzsteuerpflichtiger Anteil 948,80 EUR
Umsatzsteuer (948,80 EUR × 19 % =)   180,27 EUR
Bruttobetrag 1.129,07 EUR
umsatzsteuerfreier Anteil 2.625,20 EUR
 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
1880/2130/ Unentgeltliche Wertabgaben 3.754,27 8924/4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) 2.625,20
      8921/4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Kfz-Nutzung) 948,80
      1776/3806 Umsatzsteuer 19 % 180,27

Kostendeckelung unter Berücksichtigung der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Zunächst werden alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben abgezogen, die mit dem Firmenwagen im Zusammenhang stehen. Der Unternehmer macht den Vorsteuerabzug zu 100 % geltend, sofern er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Voraussetzung ist, dass er über ordnungsgemäße Rechnungen verfügt. Nicht abziehbar sind die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte, soweit sie über die Entfernungspauschale hinausgehen. Sind die tatsächlichen Kosten niedriger als die Entfernungspauschale, kann die Differenz zusätzlich als Betriebsausgabe abgezogen werden.[3]

Unternehmer haben ebenso wie Arbeitnehmer immer einen Anspruch darauf, dass sich die Entfernungspauschale bei ihnen in voller Höhe auswirkt. Damit sich die Entfernungspauschale voll auswirken kann, darf die Kostendeckelung nicht erst bei 100 % der Kfz-Kosten eintreten. Von den tatsächlichen Kosten ist vorab ein Betrag in Höhe der Entfernungspauschale abzuziehen.

 
Praxis-Beispiel

1-%-Methode und Berücksichtigung der Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (bis 30.6.2020 und ab dem 1.1.2021)

Herr Huber nutzt seinen Firmenwagen, der im Zeitpunkt der Erstzulassung einen Bruttolistenpreis von 30.500 EUR hatte. Der Firmenwagen ist vollständig abgeschrieben. Die laufenden Kfz-Kosten betragen 3.420 EUR im Jahr, davon entfallen 2.100 EUR auf Kosten, bei denen ein Vorsteuerabzug möglich war. Der Unternehmer, der seinen Firmenwagen auch für Privatfahrten (ca. 35 %) und Fahrten zur 15 km entfernten ersten Betriebsstätte nutzt, führt kein Fahrtenbuch. Da er seinen Firmenwagen überwiegend betrieblich nutzt, ermittelt er die Privatfahrten nach der 1-%-Methode und die Aufwendungen, die auf die Fahrten zum Betrieb entfallen, zwingend mit der pauschalen 0,03 %-Methode . Er rechnet wie folgt:

 
30.500 EUR × 1 % = 305 EUR × 12 Monate 3.660 EUR
30.500 EUR × 0,03 % = 9,15 EUR × 15 km = 137,25 EUR × 12 = 1.647 EUR
gewinnerhöhend zu erfassen 5.30...

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