Die Abläufe in der Buchhaltung konzentrieren sich auf Genauigkeit und Effizienz und nicht auf Schnelligkeit. Das führt beim Fast Close zu Problemen. Die folgenden Abläufe werden explizit während der Diskussionen genannt:

1) Spezielle Abläufe zum Periodenende

Bessere Zeitverteilung

Es gibt spezielle Abläufe, die nur zum Periodenende abgearbeitet werden. Das kostet selbstverständlich viel Zeit. Wenn es gelingt, die Arbeiten zu entzerren, könnte eine bessere Zeitverteilung eine Beschleunigung der Abschlussarbeiten mit sich bringen.

  • Die Bewertung von problematischen Forderungen wird typisch zum Ende der Periode erledigt. Dabei könnte die Bestimmung des zu korrigierenden Wertansatzes mit Bekanntwerden der Zahlungsproblematik erfolgen. Zum Periodenende reicht dann eine schnelle Prüfung. Das spart auch insgesamt Zeit, da bei der zeitnahen Entscheidung noch alle Informationen vorhanden sind und nicht gesucht werden müssen.
  • Das gilt auch für die Wertberichtigung im Vorratsvermögen. Der Wertverlust tritt nicht erst am Periodenende ein, sondern dann wenn das Lagergut beschädigt wird, das Mindesthaltbarkeitsdatum abläuft oder der Bedarf für einen Rohstoff entfällt. Die Bewertung kann bereits im Laufe der Periode erfolgen.
  • Die Abstimmung der Forderungskonten mit den Debitorenkonten und der Verbindlichkeiten mit den Kreditorenposten ist eine notwendige Aufgabe in der Buchhaltung. Doch muss das zum Periodenende geschehen? In der Regel gibt es keine Abweichungen. Daher kann auch bereits vor dem Ende der Periode eine Abstimmung durchgeführt werden. Wird dann z. B. am Jahresende eine erneute Abstimmung durchgeführt, ist die Wahrscheinlichkeit für Fehler sehr gering, da mögliche Fehler bereits früher erkannt und beseitigt wurden.
  • Schnittstellen zur Datenübernahme aus dem Lohnbereich und aus der Lagerbuchhaltung arbeiten nie fehlerfrei. Die Integration erst zum Periodenende führt zur Notwendigkeit, alle Fehler innerhalb des Abschlusses beheben zu müssen. Werden die Schnittstellen öfter abgearbeitet, können viele Fehler auch früher erledigt werden. Im Abschluss selbst werden nur noch die Datenreste integriert, die Fehlerbehebung im Zeitraum des Abschlusses wird minimiert.

2) Abläufe, die immer viel Zeit benötigen

Zeitverbrauch durch Tagesaufgaben

Einige Abläufe werden als sehr komplex und zeitaufwendig identifiziert. Diese müssen auch im Abschlusszeitraum erledigt werden, verbrauchen also dort kostbare Zeitreserven.

  • In der Rechnungsprüfung muss zunächst die Genehmigung des Bestellers eingeholt werden, bevor die Rechnung eingebucht wird. Das bedeutet einen Zeitverlust, da viele Eingangsrechnungen wichtig sind für das Ergebnis. Eine Rückstellung zu bilden und in der neuen Periode wieder aufzulösen ist sehr aufwändig. Ergebnis der Diskussion ist die Prüfung, ob der Prozess nicht mit der Buchung der Rechnung vor der Genehmigung, die dann nur noch für die Zahlung notwendig ist, möglich ist.
 
Hinweis

Zusatznutzen durch aktuellere Bewertung

Wie sich später herausstellt, hat diese Vorgehensweise auch eine Beschleunigung der Bewertung zur Folge. Die Bestände werden beim Wareneingang anhand der Preise aus den Bestellungen bewertet. Bei der Rechnungsbuchung erfolgt eine Korrektur, falls es abweichende Preise gibt. Wird die Rechnung sofort bei Eingang verbucht, erfolgt auch die Bewertungskorrektur schneller.

  • Die Kunden erhalten regelmäßig Boni, die traditionell per Scheck bezahlt werden. Diesen Scheck überreicht der Außendienstmitarbeiter. Die Ausstellung der Schecks in der Buchhaltung bedeutet einen erheblichen Aufwand, der durch die Verwendung von Überweisungen wesentlich reduziert werden kann.

3) Corporate Governance

Im Rahmen der Übernahme des Unternehmens durch den Konzern wurden auch dessen Richtlinien zur Verbesserung der Sicherheit gegen Betrug und Fehler übernommen. Diese sehen vor, dass manuelle Buchungen mit einem Wert von mehr als 5.000 EUR die Einwilligung des Leiters der Buchhaltung haben müssen. Manuelle Buchungen über 10.000 EUR müssen vom Geschäftsführer gebilligt werden. Die Einwilligung bedeutet die vorherige Zustimmung. Es muss also gewartet werden mit der Buchung, was zu Verzögerungen führen kann.

Genehmigung statt Einwilligung

Wird die Einwilligung durch eine Genehmigung ersetzt, die nachträglich erfolgt, kann die Buchung erledigt werden. Da es nur um die Kontrolle der Buchhalter geht, kann die Verschiebung des Kontrollzeitpunktes ohne Auswirkungen auf die Gefährdung des Unternehmens durchgeführt werden.

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