Kurzbeschreibung

Dieser Musterbrief wendet sich direkt an den Mandanten und unterstützt den steuerlichen Berater für den Fall der Erstberatung oder bei einem Mandantenwechsel. Er zeigt Beratungspotenzial bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auf.

Hinweis: Weitergabe von Mandanteninformationen

Die Weitergabe der Mandanteninformationen, z. B. per E-Mail oder als Brief, an Ihre Mandanten ist zulässig, die Weitergabe an Dritte außerhalb Ihrer Mandantschaft ist hingegen nicht zulässig. Ebenso zulässig ist die Veröffentlichung, z. B. als HTML-Dokument oder als PDF-Datei, im geschützten Bereich des Internetauftritts Ihrer Kanzlei. Aus urheberrechtlichen Gründen ist eine Veröffentlichung z. B. in sozialen Netzwerken oder auf Internet-Homepages im öffentlich zugänglichen Bereich nicht gestattet.

Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff (GoBD)

  [Briefkopf Kanzlei]
Frau/Herr …  
   
  [Datum]
   
Unser Termin/unser Telefonat am/vom …
   

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

als der Buchführungspflicht unterliegender gewerblicher Unternehmer sind Sie regelmäßig mit dem Kürzel "GoBD" konfrontiert. Die Buchstaben stehen für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD wurden zuletzt in 2019 umfassend reformiert. Ich will/Wir wollen Ihnen nachfolgend die wesentlichen Neuerungen aber auch die Grundlagen der GoBD darlegen.

Nutzung von Cloud Systemen

Das Bundesfinanzministerium hat im November 2019 zu den GoBD ein aktualisiertes Schreiben erlassen. Ich stelle/Wir stellen Ihnen dieses Dokument gerne auf Anfrage zur Verfügung. Mit diesem letzten Update wurde insbesondere der zunehmenden Globalisierung und Digitalisierung Rechnung getragen. U. a. wurde die Nutzung von Cloud Systemen (als SaaS, Software as a Service) einer ordnungsgemäßen Datenspeicherung - wie der Datenspeicherung "vor Ort" (On Premise) – gleichgesetzt. Für Sie kommt es nach dem neuen Schreiben künftig nicht darauf an, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden. Wenn Sie Cloud Systeme nutzen, sollten Sie mit mir/uns sprechen. Ich weise/Wir weisen auch auf die nach wie vor geltende Antragstellungspflicht bei Nutzung einer Datencloud außerhalb Deutschlands hin und übernehme/übernehmen die Formalitäten.

Des Weiteren stellte die Finanzverwaltung die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanverfahren gleich. Sie können künftig auch Smartphones, sonstige Multifunktionsgeräte oder Scan-Straßen verwenden. Eine wesentliche Erleichterung für Sie als Unternehmer dürfte aber folgende Neuregelung darstellen: Konvertieren Sie Datensätze in ein unternehmensspezifisches Format, müssen Sie künftig nicht länger die ursprünglichen Datensätze neben den konvertierten Datensätzen vorhalten. Dies gilt allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. So dürfen Sie keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vornehmen. Informieren Sie mich/uns daher unbedingt, bevor Sie Ihre Ursprungsdateien löschen.

Allgemeine Anforderungen

Als Unternehmer müssen Sie immer mit dem Besuch eines Betriebsprüfers ohne vorherige Ankündigung oder einer Prüfungsanordnung zur Kassennachschau rechnen. Ich will/Wir wollen Ihnen daher die wesentlichen Punkte aus den GoBD-Grundsätzen erörtern.

Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung

  • nachvollziehbar,
  • nachprüfbar,
  • zutreffend,
  • klar,
  • zeitnah,
  • fortlaufend und
  • unveränderbar

sein. Es bedarf bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentierung eines jeden Geschäftsfalls. Jeder Geschäftsfall ist dabei ausreichend zu bezeichnen. Diese Grundsätze sind Ihnen sicherlich bekannt. Beachten Sie bitte dennoch jeden Punkt sorgfältig und sprechen Sie mich/uns im Zweifelsfall an.

Besondere Anforderungen an elektronische Belege

Klassische Belege in Papierform liegen oftmals nicht mehr vor. Es wird daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet worden sind und alle Buchungen tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres – aus meiner/unserer Sicht begrüßenswert – ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen.

Besondere Sorgfalt sollten Sie auch der erforderlichen Verfahrensdokumentation zuwenden. Darin müssen Sie alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen. Gerne erläutere ich/erläutern wir Ihnen die Details im persönlichen Gespräch.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Besonders sorgfältig sollten Sie folgende Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg beachten:

  • ...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Premium. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Finance Office Premium 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge