Die Kommunikation ist von Beginn an des Veränderungsprozesses als MUSS und nicht als KANN zu klassifizieren, da der Erfolg der Maßnahmen uneingeschränkt von dem Erfolg der Kommunikationsstrategie abhängt. Daraus resultierend wurde im Rahmen des Projektes der Launch der Kommunikationsplattform mit entsprechender Strategie allen Aktivitäten vorangestellt.

  1. Strategischer Plan

    Zur strategischen Planung wurden unter anderem nachfolgende Fragestellungen beleuchtet:

    • Welche Kommunikationsplattform und Kanäle sollen genutzt werden?
    • Welche Stakeholder sollen informiert werden?
    • Wie soll die Kommunikationsplattform strukturiert sein?
    • Über welche Kanäle sollen entsprechende Inhalte kommuniziert werden?
    • Wer verwaltet die Kommunikation?

    Im Rahmen des Projektes wurde Microsoft Teams als Haupt-Kommunikationsplattform mit geringstmöglicher Anzahl an notwendigen Kanälen etabliert. Diese wurden wiederum thematisch untergliedert in: "General" – jeden betreffende Neuigkeiten, "Questions and Support", "Training" etc.

    Diese klare Strukturierung brachte den Vorteil, dass die Nutzer gesuchte Inhalte und Informationen ohne großen Suchaufwand wiederfinden konnten. Durch die visuell einheitliche Gestaltung der Landing Pages – ähnlich Websites –, inkl. eines abgestimmten Logos, war der Wiedererkennungseffekt und die Unverwechselbarkeit der Seite gegeben. Zusätzlich wurden die wichtigsten Ereignisse im 6-wöchigen E-Mail-Newsletter aggregiert versandt.

  2. Frühzeitig, regelmäßig und einfach

    Durch frühzeitige Kommunikation konnten bereits rechtzeitig Gerüchte oder eine abgewandelte Nachrichtenverbreitung nach dem Prinzip der "stillen Post" unterbunden werden. Durch die Regelmäßigkeit der Kommunikation erhielten die Beteiligten Transparenz über den Fortschritt, die Probleme sowie die Erfolge und bekamen ein realistisches Bild des Veränderungsprozesses vermittelt. Dadurch fühlten sie sich mitgenommen und schenkten in Folge immer mehr Vertrauen.

    Zeigte sich mal inhaltlich nur geringer Fortschritt, wurden bestimmte Inhalte wie fachliche Video-Tutorials oder Personas erneut gepostet. Sofern Inhalte richtig gewählt werden, ist eine Wiederholung nicht schädlich, sondern eher förderlich, da Erinnerungen wachgerufen werden und neu beigetretene Nutzer diese Inhalte ebenfalls sehen. Hierbei ist wichtig, dass die Hauptaussage zentral, gut lesbar positioniert und verständlich kommuniziert wird. Muss der Nutzer ein weiteres Mal nachlesen, um die Botschaft zu verstehen, neigt er dazu, künftig die Plattform zu meiden.

  3. Interaktion und Beteiligung zulassen und fördern

    Die Kommunikation war so aufgesetzt, dass die Nutzer entweder eigenständig auf dafür vorgesehenen Seiten Fragen stellen oder auf ein News-Posting direkt antworten konnten. So war es allen anderen Nutzern möglich, Fragen sowie Antworten einzusehen. Dies brachte insbesondere den Vorteil, dass gleiche Fragen nicht mehrfach an die Verantwortlichen gerichtet wurden.

    Ferner gab diese Transparenz den Nutzern Anreiz, sich an Diskussionen zu beteiligen und zahlreiche Fragen untereinander zu beantworten, wodurch schließlich eine aktiv genutzte Plattform generiert wurde. Zusätzlich wurde durch die regelmäßige Sichtung der Plattform durch vordefinierte Verantwortliche gewährleistet, dass die Wartedauer auf Antworten auf das Minimum reduziert wurde.

    Als schließlich die Mitarbeiter ihre Ängste überwunden und Vertrauen aufgebaut hatten, begannen sie immer mehr Kollegen und Kolleginnen hinzuzufügen. Damit erhöhte sich die Reichweite der Teams-Seite rapide.

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