Nach dem BMF-Schreiben vom 23.12.2014[1] sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten bei Unternehmern sinngemäß anzuwenden. Zu den Reisekosten gehören
- die Fahrtkosten,
- Mehraufwendungen für Verpflegung,
- Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Mehraufwendungen für Verpflegung sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn der Unternehmer vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit betrieblich tätig wird. Der Begriff "Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit" entspricht dem Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte". Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten 3 Monate beschränkt.
Hat der Unternehmer Belege, bei denen Unterkunft und Verpflegung nicht getrennt ausgewiesen sind und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, muss der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten gekürzt werden. Laut BMF sind für das Frühstück 20 % und für Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für 24 Stunden vom Gesamtpreis abzuziehen. Es findet keine Kürzung der Verpflegungspauschale statt, wenn von dritter Seite Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt gestellt werden.
Reisekosten des Unternehmers: Trennung von Übernachtung und Frühstück
Unternehmer Huber übernachtet während einer Geschäftsreise in einem Hotel, das ihm für eine Übernachtung mit Frühstück einen Betrag von insgesamt 100 EUR in Rechnung stellt. Der Unternehmer kann für den An- und Abreisetag eine Verpflegungspauschale von jeweils 14 EUR als Betriebsausgaben abziehen. Als Übernachtungskosten kann er (100 EUR – 4,80 EUR für das Frühstück =) 95,20 EUR geltend machen.
Problem: Ohne bzw. ohne korrekten Ausweis der Umsatzsteuer kann der Unternehmer allerdings keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.
Nach § 15 UStG darf der Unternehmer die Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Übernachtungskosten uneingeschränkt als Vorsteuer abziehen. Der Unternehmer muss Adressat der Rechnung sein. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR braucht der Adressat nicht angegeben zu sein.
Das BMF-Schreiben vom 23.12.2014[2] befasst sich nur mit den ertragsteuerlichen Aspekten, nicht aber mit den Auswirkungen auf die Umsatzsteuer. Umsatzsteuerlich müssen Übernachtung und Verpflegung voneinander abgegrenzt werden. Die Hotelübernachtungen unterliegen dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %. Für andere Leistungen, die nicht unmittelbar mit der Beherbergung im Zusammenhang stehen, wie z. B. die Getränke zum Frühstück, gilt der Steuersatz von 19 %. Konsequenz ist, dass in den Hotelrechnungen die Leistungen getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen sein müssen. Weist der Hotelier die Entgelte und die Umsatzsteuer falsch aus, hat nicht nur er ein Problem, sondern auch der Unternehmer, der seinen Vorsteuerabzug ganz oder teilweise verliert.
Reisekosten-Rechnungen: Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Umsätze und Umsatzsteuerbeträge getrennt werden
Ein Unternehmer, der während einer Geschäftsreise übernachtet, muss unbedingt darauf achten, eine Rechnung zu erhalten, in der die Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen getrennt voneinander ausgewiesen werden. Auch die Umsatzsteuer muss getrennt ausgewiesen werden. Anderenfalls verliert er den Vorsteuerabzug, weil seine Rechnung nicht ordnungsgemäß ist.
Konsequenz ist also, dass Übernachtungen mit Frühstück nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden dürfen. Eine Aufteilung ist zwingend erforderlich, um die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer zutreffend zu ermitteln. Dazu muss der Hotelier auch beim Kostenanteil, der auf das Frühstück entfällt, zwischen der Abgabe von Speisen und Getränken unterscheiden, weil diese bis zum 31.12.2022 unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen. Er muss
- innerhalb von 6 Monaten eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen, wenn der Empfänger ein Unternehmer ist, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht,
- keine Rechnung ausstellen, wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist.
Bei Übernachtungen im Ausland kann die ausländische Umsatzsteuer im Inland nicht als Vorsteuer abgezogen werden. In diesen Fällen spielt es keine Rolle, ob die Kosten für Unterkunft und Verpflegung getrennt ausgewiesen sind. Es ist unproblematisch, den Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten pauschal zu kürzen. Laut BMF können dann für das Frühstück 20 % und für Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für 24 Stunden vom Gesamtpreis abgezogen werden.
5.1 Berechnung der Abwesenheit/3-Monats-Frist
Mehraufwendungen für Verpflegung kann der Unternehmer nur für die Zeiten geltend machen, zu denen er aus betrieblichen Gründen – entfernt von seiner Wohnung und seiner ersten Betriebsstätte – tätig wird. Bei einer eintägigen Reise und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann er die Verpflegungspa...
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Premium. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen