Ausführlicher ist eine mögliche Verfahrensdokumentation auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. beschrieben.[1]
- Darstellung der eingesetzten Hardware und Software mit deren Verfahrensdokumentationen und Testaten.
- Zuständigkeiten, Beschreibung des Kontrollsystems (z. B. Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen).
- Datenschutzmaßnahmen
Nennung der Verfahrensschritte:
- Posteingang und Vorsortierung der Dokumente
Identifikation dieser Belege
- digitale Belege
- papierhafte, zu digitalisierende (= zu scannende) Belege aa) ohne Belegfunktion (Papierbeleg kann nach der Digitalisierung vernichtet werden) bb) mit Belegfunktion (der Papierbeleg ist im Original aufzubewahren).[2]
- Vorbereitung der zu digitalisierenden papierhaften Belege (z. B. Aufbringen von Barcodeaufklebern)
- Digitalisierung papierhafter Belege
- Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle
- Ablage digitaler Belege und von Papierbelegen
- Maßnahmen zur Sicherung der Ablage gegen Verlust, Änderung und Untergang
- Aufbereitung der Belege für weitere Bearbeitung (z. B. Anbringen der Primanota für Buchung)
- Ggf. Weitergabe bzw. Rücknahme von Belegen bei externer Buchung oder Archivierung
- Endgültige Archivierung
- Vernichtung der originären Papierbelege
- Löschung der digitalen Archivbestände
- Beschreibung des Kontrollsystems: Stichproben bei der Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung von Papierbelegen
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