Mit dem elektronischen Rechnungsversand nehmen auch die Fälle zu, in denen "ein und dasselbe" Rechnungsdokument mehrfach übermittelt wird. So ist natürlich eine
- versehentliche Mehrfachübermittlung denkbar;
- ebenso, dass ein Übertragungsfehler signalisiert wird und deshalb eine nochmalige Versendung erfolgt, tatsächlich aber bereits die erste Rechnung angekommen ist;
- verschiedene Abteilungen aus dem Unternehmen des Rechnungsempfängers aus organisatorischen Gründen jeweils eine "eigene" Rechnung per Mail wünschen,
- ein anderes Rechnungsformat gewünscht wird (z. B. pdf-Datei statt Excel-Datei),
- der Rechnungsempfänger im Nachgang noch eine Rechnung auf dem Postweg wünscht,
- etc., etc.
Hier ist zu beachten, dass eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG entsteht, wenn über ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt werden, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet wurden. Dies soll jedoch nicht gelten, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.[1]
Duplikate, Kopien, Zweitschriften
Sofern beim gewählten Übermittlungsverfahren überhaupt technisch möglich und unter Aufwandsgesichtspunkten vertretbar, sollte m. E. versucht werden, bei mehrfacher Übermittlung "einer Rechnung" nur ein Dokument als "echte Rechnung" zu behandeln und alle weiteren als Duplikat/Kopie/Zweitschrift zu kennzeichnen. Andernfalls ist unbedingt dafür Sorge zu tragen, dass die mehrfach übermittelten Dokumente wirklich exakt gleich sind und auch keine nur geringfügigen Änderungen enthalten – insbesondere dürfen sich die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum nicht geändert haben, etwa durch automatisiertes "hochzählen". Kann dies nicht gewährleistet werden, ist eine formelle Aufhebung/Stornierung/Änderung der Ursprungsrechnung zu prüfen.
Ein § 14c-UStG-Risiko dürfte sich zumindest dann ergeben, wenn eine elektronische Rechnung nach einer Änderung erneut übermittelt wird, ohne dass die ursprüngliche Rechnung storniert wird.[2] Dies wird auch dann gelten, wenn z. B. die Rechnungsnummer unverändert bleibt.
Ist die Rechnung zunächst in Papierform zugegangen, dann aber aus irgendwelchen Gründen nicht mehr auffindbar, sollte sich der Rechnungsempfänger natürlich um Ersatz bemühen. Nicht selten wird der Rechnungsaussteller dann eine "Zweitschrift/Kopie" per E-Mail übermitteln. Auch wenn in diesen Fällen das Original (Papierrechnung) nicht mehr vorliegt, sollte der Vorsteuerabzug (im ursprünglichen Voranmeldungszeitraum) möglich sein.[3]
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