Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.[1] Deshalb müssen sowohl bei Papierrechnungen als auch bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können. Wegen der umsatzsteuerrechtlichen Gleichbehandlung spielt es deshalb auch für den Vorsteuerabzug keine Rolle, ob ein sog. Barbeleg dem Empfänger direkt körperlich übergeben oder aber erstmals (z. B.) als eingescannter Anhang per E-Mail übermittelt wird. Ist Letzteres der Fall, dürfte es sich rein begrifflich um eine elektronische Rechnung handeln, weil eine elektronische Übermittlung vorliegt und die Finanzverwaltung auch die Übersendung von Bilddatei- oder Textdokumenten per E-Mail ausdrücklich als elektronische Rechnung beurteilt.[2]
2.1 Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes
Trotz umsatzsteuerrechtlicher Gleichstellung von Papier- und elektronischer Rechnung stellen sich viele Unternehmen noch immer die Frage, ob sie (ggf. weiterhin) Rechnungen auf herkömmlichem Weg versenden oder (ggf. ausschließlich) elektronisch übermitteln sollen. Spätestens dann, wenn flächendeckend ECM-Lösungen/Dokumentenmanagementsysteme installiert sind, dürfte die Versendung von Papierrechnungen nur noch die Ausnahme darstellen. Bis es soweit ist, kann freilich – vor allen Dingen abhängig von der Unternehmensgröße – noch einige Zeit ins Land gehen. Dennoch liegen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung auf der Hand:
Bei den Ausgangsrechnungen lassen sich insbesondere Portokosten und weitere mit dem Ausdrucken, Eintüten und Versenden von Rechnungen verbundene Prozesskosten sparen. Ferner können sich eine erhöhte Übermittlungsgeschwindigkeit von Rechnungen und eine bessere Kontrollierbarkeit ihrer Ankunft beim Empfänger positiv auf den Geldfluss auswirken.[1]
Aber auch auf der Leistungseingangsseite können ggf. erhebliche Kostenvorteile erzielt werden, insbesondere bei Nutzung standardisierter Portale, die eine Übertragung strukturierter Datensätze ermöglichen und damit eine schnellere und sicherere Verbuchung als bei eingehenden Papierrechnungen. Ebenso kann die rechtzeitige Bezahlung und damit gewährleistete Ausnutzung von Skontoabzügen positive Effekte generieren.[2]
Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass Rechnungsaussteller ihre Geschäftspartner zunehmend zur Einwilligung in die elektronische Rechnungsübermittlung "drängen", in dem sie gesonderte Gebühren für eine Zusendung der Rechnung per Briefpost verlangen.
Empfang verweigern oder zustimmen?
In der Praxis werden elektronische Rechnungen vielfach ohne vorherigen Hinweis an die Kunden versandt. Es ist aber nach wie vor möglich, die Zustimmung zum Empfang elektronischer Rechnungen zu verweigern.[3] Dies werden evtl. solche Betriebe in Betracht ziehen, die bislang nicht die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung (siehe unten) geschaffen haben bzw. einen entsprechenden Mehraufwand (Neu-Organisation) noch immer fürchten. Hingegen bedarf die Zustimmung zur elektronischen Rechnungsübermittlung keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger bestehen. Die Zustimmung kann z. B. auch in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den AGB) erklärt werden.[4] Es genügt aber auch, dass die Beteiligten die Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen – was in der Praxis häufig der Fall ist.
2.2 Das innerbetriebliche Kontrollverfahren
Erfreulicherweise hat die Finanzverwaltung eindeutig verfügt, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren i. S. d. § 14 Abs. 1 UStG nicht dazu dient, die materiell rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu überprüfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung hinsichtlich der nach §§ 14 Abs. 4, 14a UStG erforderlichen Angaben gewährleistet werden. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden, sofern sich die Beteiligten nicht für die weiterhin als "sicher" geltende Übertragung mit qualifizierter Signatur bzw. im Rahmen eines EDI-Verfahrens[1] entscheiden.[2]
Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint ist: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. D. h., die Rechnung wurde weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht also der erbrachten Leistung.[3]
An dieser genannten Zielrichtung müssen sich die Anforderungen an das innerbetri...
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