Elektronische Dienstleister / 5 Aufbewahrung digitalisierter Unterlagen

Gerade elektronische Dienstleister werden sich primär in ihren Geschäftsbeziehungen auf Unterlagen stützen, die lediglich in digitalisierter Form vorliegen. Sowohl Bestellungen als auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die gesamte Buchführung und die Jahresabschlüsse werden in hohem Maße mit DV-gestützten Systemen abgewickelt.

Hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung digitalisierter Unterlagen müssen daher einige Besonderheiten beachtet werden. So ist der Originalzustand der übermittelten, ggf. noch verschlüsselten Daten zu gewährleisten. Die Speicherung hat dabei auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei änderbaren Datenträgern ist über das DV-System zu sichern, dass Änderungen ausgeschlossen sind. Werden Kryptographietechniken eingesetzt, ist die verschlüsselte und entschlüsselte Unterlage aufzubewahren. Beim Einsatz dieser Verfahren sowie von Signaturprüfschlüsseln sind die jeweils verwandten Schlüssel ebenfalls zu hinterlegen. Eingang und Archivierung digitalisierter Unterlagen und ihre Konvertierung in sog. "Inhouse-Formate" müssen protokolliert werden. Die Archivierung der Unterlagen muss auf maschinell verwertbaren Datenträgern und Datenformaten erfolgen, wenn sie zur Weiterverarbeitung in DV-gestützten Buchführungssystemen genutzt wurden.[1]

Weitere Informationen zum Inhalt und zu den Besteuerungsgrundsätzen bei elektronisch erbrachten Dienstleistungen enthält auch Abschn. 3a.12 UStAE.

[1] BMF, Schreiben v. 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450.

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