Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Fahrzeug zur Verfügung stellen, ist dafür ein privater Nutzungsanteil zu ermitteln. Hier können Sie ebenfalls entweder pauschal (1 %-Regelung) vorgehen oder nach der Fahrtenbuch-Methode.
Die Privat-Nutzung durch den Arbeitnehmer ist Sachbezug, der zu 100 % umsatzsteuerpflichtig ist.
5.1 1 %-Regelung Arbeitnehmer
| Der Sachbezug des Arbeitnehmers ermittelt sich wie folgt: | |
| Brutto-Listenneupreis × 1 % × Anzahl der Monate | |
| + | Brutto-Listenneupreis × 0,03 % × Entfernungskilometer × Anzahl der Monate |
| = | Privater Kfz-Anteil des Arbeitnehmers inkl. Umsatzsteuer (Sachbezug) |
Auch hier gilt: Der Brutto-Listenneupreis ist für die Berechnung selbst dann anzusetzen, wenn das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde. Sowohl der Anteil für Privatfahrten als auch der Anteil für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ist in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig.
1 %-Regelung Arbeitnehmer und Verbuchung
Ein Unternehmer hat im Juli für seinen Außendienstmitarbeiter einen Pkw mit einem Brutto-Listenneupreis von 24.000 EUR angeschafft. Der Außendienstmitarbeiter nutzt den Pkw neben den betrieblichen Fahrten auch für private Zwecke. Die einfache Entfernung von seiner Wohnung zur Tätigkeitsstätte beträgt 15 km.
| Privatnutzung | |
| 1 % × 6 Monate (Juli – Dez.) × 24.000 EUR | = 1.440 EUR |
| Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte | |
| 0,03 % × 6 Monate × 24.000 EUR × 15 km | = 648 EUR |
| Umsatzsteuerpflichtiger Sachbezug | 2.088 EUR |
Bei den ermittelten Werten handelt es sich um Bruttobeträge, d. h. die Umsatzsteuer muss herausgerechnet werden.
Sachbezug Kfz buchen
| Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 4110 | Löhne | 2.088 | 1792 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 2.088 |
| 1792 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 2.088 | 8611 * | Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Kfz-Gestellung 19 % USt | 2.088 |
| Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 6010 | Löhne | 2.088 | 3630 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 2.088 |
| 3630 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 2.088 | 4947 * | Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Kfz-Gestellung 19 % USt | 2.088 |
*Das Konto ist ein Automatikkonto. Die enthaltene Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht.
Hinweis zur Umsatzsteuer:
In den Sachbezügen sind 19 % Umsatzsteuer (= 342,00 EUR) enthalten.
Der als Sachbezug zu behandelnde private Kfz-Nutzungsanteil wird als Arbeitslohn in der Zeile 28 ausgewiesen. Die verrechneten Netto-Sachbezüge erhöhen als sonstige Erlöse die Betriebseinnahmen (Zeile 14). Die Umsatzsteuer wird in Zeile 16 eingetragen.
Sachbezüge für Kfz müssen versteuert werden
Sachbezüge für die Kfz-Nutzung erhöhen den Brutto-Arbeitslohn des Arbeitnehmers und unterliegen dem Lohnsteuerabzug. Der Sachbezug muss monatlich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuert werden.
5.2 Fahrtenbuch-Methode Arbeitnehmer
Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt. Die Gesamtkilometerleistung wird ins Verhältnis zu den Privatfahrten gesetzt.
Fahrtenbuch-Methode Arbeitnehmer und Verbuchung
Ein Unternehmer hat im Juli für seinen Außendienstmitarbeiter einen Pkw mit einem Brutto-Listenneupreis von 24.000 EUR angeschafft. Der Außendienstmitarbeiter nutzt den Pkw neben den betrieblichen Fahrten auch für private Zwecke. Die einfache Entfernung Wohnung – Tätigkeitsstätte beträgt 10 km und wurde an insgesamt 110 Tagen gefahren.
Nach dem vom Mitarbeiter geführten Fahrtenbuch ergibt sich im zurückliegenden Jahr eine Gesamtfahrleistung von 18.000 km. Der Anteil Privatfahrten beträgt 3.000 km. Die Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte betrugen insgesamt 2.200 km.
Für dieses Fahrzeug sind Benzin- und Reparaturkosten i. H. v. netto 3.000 EUR angefallen, die Kfz-Steuer und -Versicherung betrug 1.000 EUR und die Abschreibung 2.000 EUR.
Ermittlung der Sachbezüge
| 1) | Kosten pro Kilometer | |
| Benzin- und Reparaturkosten (netto) | 3.000 EUR | |
| Kfz-Steuer und –Versicherung | 1.000 EUR | |
| Abschreibung (netto) | 2.000 EUR | |
| Insgesamt | 6.000 EUR | |
| = Tatsächliche Kfz-Kosten pro Kilometer (6.000 EUR/18.000 km) | 0,30 EUR | |
| 2) | Privatfahrten | |
| Umsatzsteuerpflichtiger Sachbezug (netto; 3.000 km Privatfahrten × 0,30 EUR) | 900 EUR | |
| 3) | Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte | |
| 2.200 km × 0,30 EUR pro Kilometer | 660 EUR | |
| 4) | Summe Versteuerung über Lohnsteuerkarte | |
| Sachbezug (netto) | 1.560,00 EUR | |
| Umsatzsteuer 19 % | 296,40 EUR | |
| Sachbezug Kfz (brutto) | 1.856,40 EUR |
Sachbezug Kfz buchen
| Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 4110 | Löhne | 1.856,40 | 1792 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 1.856,40 |
| 1792 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 1.856,40 | 8611* | Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Kfz-Gestellung 19 % USt | 1.856,40 |
| Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 6010 | Löhne | 1.856,40 | 3630 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 1.856,40 |
| 3630 | Sonstige Verrechnungskonten (Interimskonten) | 1.856,40 | 4947* | Verrechnete sonstige Sachbezüge... |
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