Martina Schäfer

Jeder kann die genaue Höhe der auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen anhand eines Fahrtenbuchs ermitteln. Der Gesetzgeber verlangt dafür Nachweise in zweierlei Hinsicht:

  • Die für den einzelnen Pkw entstandenen Aufwendungen müssen feststehen.
  • Aus einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch müssen sich die betrieblichen bzw. beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie die Privatfahrten ergeben.

Die hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch bzw. an ein elektronisches Fahrtenbuch sind zu beachten.

 
Praxis-Beispiel

Fahrtenbuch-Methode Unternehmer

Ein Unternehmer nutzt seinen betrieblichen Pkw auch privat. Im zurückliegenden Jahr sind für dieses Fahrzeug folgende Kosten angefallen: 5.000 EUR für Abschreibung, 3.000 EUR für Reparaturen und Benzin sowie 1.500 EUR für Versicherung und Steuern.

Mittels Fahrtenbuch wurde eine Gesamtfahrleistung von 20.000 km ermittelt. Davon entfallen 5.000 km auf Privatfahrten (= 25 %) und 4.400 km auf Fahrten Wohnung – Betriebsstätte. Die einfache Entfernung Wohnung – Betriebsstätte beträgt 25 km. Laut Fahrtenbuch ist der Unternehmer diese Strecke an 220 Tagen im Jahr gefahren.

 
Privater Nutzungsanteil (Kfz-Kosten mit Vorsteuerabzug)
Abschreibung 5.000 EUR (Anlage EÜR Zeile 30)
Reparaturen/Benzin 3.000 EUR (Anlage EÜR Zeile 61)
  8.000 EUR
davon 25 % Privatanteil 2.000 EUR
+ 19 % Umsatzsteuer   380 EUR
= Umsatzsteuerpflichtige Privatnutzung Kfz 2.380 EUR
 
Privater Nutzungsanteil (Kfz-Kosten ohne Vorsteuerabzug)
Kfz-Steuer/Kfz-Versicherung 1.500 EUR (Anlage EÜR Zeile 60)
davon 25 % Privatanteil 375 EUR
= Umsatzsteuerfreie Privatnutzung Kfz 375 EUR
 
Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte (nicht abziehbarer Anteil)
Tatsächliche Kfz-Kosten pro Kilometer = 9.500 EUR/20.000 km = 0,48 EUR/km
5.500 km × 0,48 EUR/km 2.640 EUR
= Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte (nicht abziehbarer Anteil) 2.640 EUR
 
Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte (abziehbarer Anteil)
0,30 EUR × 25 km × 220 Tage 1.650 EUR
= Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte (abziehbarer Anteil) 1.650 EUR

Private Kfz-Nutzungsanteile buchen

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
1880 Unentgeltliche Wertabgaben 1.190 8921 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Kfz-Nutzung) 1.190
1880 Unentgeltliche Wertabgaben 375 8924 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) 375
1800 Privatentnahme 2.640 4679 Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (nicht abziehbarer Anteil) 2.640
4678 Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (abziehbarer Anteil) 1.650 1890 Privateinlage 1.650
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
2130 Unentgeltliche Wertabgaben 1.190 4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Kfz-Nutzung) 1.190
2130 Unentgeltliche Wertabgaben 375 4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung) 375
2100 Privatentnahmen 2.640 6689 Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (nicht abziehbarer Anteil) 2.640
6688 Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (abziehbarer Anteil) 1.650 2180 Privatentnahmen 1.650

Hinweis zur Umsatzsteuer:

Im privaten Nutzungsanteil sind 19 % Umsatzsteuer (= 380 EUR) enthalten. Die Buchungen für Fahrten Wohnung – Betriebsstätte sind netto, die Vorsteuer wird nicht gekürzt.

Der private Kfz-Nutzungsanteil sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer sind als Betriebseinnahme zu erfassen (Anlage EÜR Zeile 19 und 16).

Die Fahrten Wohnung – Betriebsstätte werden bei den Betriebsausgaben erfasst (Anlage EÜR Zeile 69).

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