Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 1.3 Die Umsetzung

Die Nutzung der digitalen Rechnung erfolgt schrittweise:

• Sie beginnt mit der Akzeptanz von digitalen Eingangsrechnungen bzw.
• dem Versenden digitaler Ausgangsrechnungen und
• wird mit dem digitalen Archiv ergänzt.

Darauf bauen dann die weiteren digitalen – mit steigendem Automatisierungsgrad – Abläufe auf. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass notwendiges Knowhow in der Buchhaltung aufgebaut wird und sich die Technik bewähren kann.

Für digitale Rechnungen werden standardisierte IT-Lösungen verwendet, was die Einhaltung rechtlicher Voraussetzungen für die Nutzung digitaler Rechnungen in der Regel sicherstellt. So muss eine digitale Rechnung die gleichen gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte aufweisen wie eine Papierrechnung. Darüber hinaus muss eine digitale Eingangsrechnung so archiviert werden, wie sie das Unternehmen erreicht. Das soll eine nachträgliche Veränderung feststellbar machen.

Hinweis

Anpassung des Rechts

Auch der Staat hat ein Interesse an der weitestgehenden Digitalisierung der Buchhaltung. Darum werden vom Gesetzgeber die maßgeblichen Vorschriften angepasst, um die digitale Buchhaltung zu unterstützen. So wurde bereits vor einiger Zeit die Pflicht zur digitalen Signatur von digitalen Rechnungen abgeschafft. Weitere rechtliche Veränderungen sind zu erwarten.

Die Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die digitalen Rechnungen verursacht Kosten für Technik, Software und Mitarbeiterschulung. Dem gegenüber stehen wesentliche Vorteile.

Diese Vorteile hat die Digitalisierung der Rechnungen:

• Die digitalen Rechnungen müssen nicht mehr gedruckt, verpackt und per Post verschickt werden.
• Die Archivierung ist wesentlich günstiger,
• die Abläufe zur Prüfung und Verbuchung können automatisiert und somit ohne Arbeitskraft erledigt werden.
• Eine höhere Geschwindigkeit sowohl bei der Zustellung von Ausgangsrechnungen als auch bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Checkliste Ist- und Sollzustand digitale Rechnungen
Bereich	aktueller Zustand	Ziel
Ausgangsrechnungen	□ analog □ analog und digital □ digital	Vollständigkeit digital
Eingangsrechnungen	□ analog □ analog und digital □ digital als PDF □ digital als Datensätze	Vollständigkeit digital und Datensätze
Archivierung	□ analog □ analog und digital □ digital	Vollständigkeit der digitalen Archivierung
Rechnungsprüfung	□ analog □ analog und digital □ digital	Anteil digital zu prüfender Rechnungen möglichst hoch
Verbuchung Ausgangsrechnungen	□ manuell □ manuell und autonom □ autonom	Ausgangsrechnungen werden autonom verbucht!
Verbuchung Eingangsrechnungen	□ manuell □ manuell und autonom □ autonom	Anteil autonomer Verbuchung möglichst hoch

Checkliste 1: Feststellung des Soll- und Istzustands hinsichtlich digitaler Rechnungen