Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 1.2.2 Die digitale Eingangsrechnung

Jede digitale Ausgangsrechnung ist auch eine digitale Eingangsrechnung auf der Seite des Rechnungsempfängers. Für die eigene Kreditorenbuchhaltung muss entschieden werden, wie weit die Digitalisierung in den internen Abläufen genutzt werden soll.

Szenarien für die Digitalisierung bei Eingangsrechnungen:

• Die digitale Eingangsrechnung wird gedruckt und manuell in der Buchhaltung verbucht. Es gibt keine weiteren digitalen Abläufe. Die digitale Archivierung kann genutzt werden.
• Nach dem Rechnungseingang erfolgt eine autonome Verbuchung der digitalen Daten in der Kreditorenbuchhaltung. Ist die digitale Eingangsrechnung eine PDF-Datei, muss zunächst mit einem Erkennungsprogramm der Inhalt aus der bildlichen Darstellung extrahiert werden. An dieser Stelle können Eingangsrechnungen in Papierform durch einen Scan in den digitalen Ablauf integriert werden.
• Die Verbuchung der Eingangsrechnung in der Buchhaltung setzt eine vorherige Rechnungsprüfung und Freigabe voraus. Dieser Vorgang kann digitalisiert werden. Dazu erfolgt ein Abgleich der Rechnungsinhalte mit den im IT-System vorhandenen Informationen über offene Bestellungen und Wareneingangsprotokolle. Wenn eine einwandfreie Rechnungsstellung belegt werden kann, wird die Eingangsrechnung verbucht. Eine Prüfung und Freigabe durch einen Menschen ist nicht notwendig. Wenn es zu Unterschieden zwischen der Rechnung, der Bestellung und den Wareneingangsbuchungen kommt, muss eine manuelle Klärung herbeigeführt werden. Die entsprechenden Stellen werden digital informiert, die Freigabe erfolgt elektronisch.

Wird in der Kreditorenbuchhaltung ein autonomes Zahlungsmanagement genutzt, ist bei vielen Rechnungen kein menschlicher Eingriff notwendig. Eingang, Verbuchung und Bezahlung erfolgen vollständig autonom. Die Aufgabe der weiteren Digitalisierung liegt darin, den Anteil der Rechnung mit Klärungsbedarf wesentlich zu reduzieren.

Zur Reduzierung des Klärungsbedarfs bei digitalen Eingangsrechnungen sind organisatorische Verbesserungen notwendig, z. B.:

1. Alle Eingangsrechnungen werden als digitale Datensätze an das Unternehmen geschickt. Der Anteil der PDF-Dateien oder Papierrechnungen muss drastisch reduziert werden.
2. Alle Lieferungen an das Unternehmen müssen über das digitale Bestellwesen bestellt worden sein. Das gilt auch für Dienstleistungen.
3. Die digitalen Bestellungen des Unternehmens müssen aktuelle Daten enthalten. Eine Anpassung der Abweichungen, die sich z. B. aus einer Auftragsbestätigung ergeben, müssen zwingend im Bestellsystem nachvollzogen werden.

4. Der Wareneingang muss zeitnah durchgeführt und verbucht werden. Sonst ist die digitale Rechnung früher im Unternehmen als die Ware vereinnahmt wurde.

   Hinweis

   Zusammenspiel der Fachbereiche und Qualität der Arbeit grundlegend für die digitalen Abläufe

   Die digitalen Abläufe in der Rechnungsprüfung betreffen nicht nur die Buchhalter. Die Qualität der Arbeit in den Fachabteilungen wie Einkauf, Warenannahme und andere betroffenen Unternehmensbereiche bestimmt die Qualität der digitalen Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung.