Eine Rechnung hat immer 2 Partner, Rechnungssteller und -empfänger, wovon einer immer extern ist. Bei einer Eingangsrechnung ist der Rechnungssteller ein Lieferant, ein Dienstleister oder eine andere Stelle, die Forderungen anmeldet. Bei einer Ausgangsrechnung ist der externe Partner in der Regel ein Kunde. Beide Seiten verfolgen mit der Digitalisierung des Rechnungsaustauschs eigene Ziele. In der Buchhaltung werden alle Partner verstanden, da es hier ebenfalls eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit vergleichbaren Abläufen und identischem Potenzial der Digitalisierung gibt.
Es ist notwendig, dass für die Abstimmung des digitalen Rechnungsaustauschs eine Absprache zwischen den beteiligten Buchhaltungen stattfindet. Dabei wird neben der Form der digitalen Darstellung auch der zeitliche Aspekt und der Inhalt festgelegt.
Beteiligung der IT neben Vertrieb und Einkauf ist wichtig
Die Unternehmensbereiche, die sich mit den Kunden und Lieferanten beschäftigen, also der Vertrieb und der Einkauf, vereinbaren in der Praxis die notwendige Abstimmung für die digitale Rechnung. Dabei kommt es zu vermeidbaren Problemen. An den Verhandlungen muss neben der Buchhaltung auch die IT beteiligt werden. So können technische und inhaltliche Voraussetzungen berücksichtigt werden.
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