Die elektronische Unterstützung der Arbeiten ist für Buchhalter, Kostenrechner und Controller nichts Neues. Bereits mit Beginn der kommerziellen Nutzung der IT, damals noch EDV genannt, war das Rechnungswesen Vorreiter im Einsatz der neuen Technologie. Alle heute aktiven Mitarbeiter im Rechnungswesen haben also intensive Erfahrung mit Standardsoftware in Buchhaltung und Kostenrechnung bzw. mit der Nutzung von Office-Programmen. Da jedoch in der aktuell diskutierten Digitalisierung die Kontrolle über Datenquellen und Datendefinitionen Probleme bereiten können, stockt der weitere Ausbau der Informationsverarbeitung in diesem Unternehmensbereich. Andere Abteilungen wie die Fertigung mit Industrie 4.0 oder der Vertrieb mit digitalen Vertriebswegen haben aufgeholt.

Das zeigt die Übersicht über den aktuellen Stand der Nutzung von digitalen Anwendungen und die Digitalisierung, die in Zukunft zu erwarten ist, für ausgewählte, wichtige Abläufe im Rechnungswesen.

 
Digitalisierung ausgewählter Abläufe
Ablauf aktuelle digitale Unterstützung Digitalisierung in der Zukunft
Rechnungsausgang
  • Fakturierung und Verbuchung bereits IT-gestützt;
  • teilweiser Versand von PDF-Rechnungen selten Datenaustausch;
  • beginnender digitaler Austausch von Rechnungsinhalten;
  • erste Standards sind gesetzt (XRechnung)
  • Fakturierung und Verbuchung bleiben IT-gestützt
  • vollständiger digitaler Versand;
  • Datenaustausch wird normal;
  • Standards setzen sich durch.
Forderungsmanagement
  • IT-gestützte Prüfung mit manueller Entscheidung und analoger Mahnung.
  • autonomes Forderungsmanagement mit aktueller Überwachung und digitaler Kommunikation.
Verbuchung Zahlungseingänge
  • digitaler Bankkontoauszug wird manuell verbucht.
  • digitale Verarbeitung der Auszüge inklusive der autonomen Verbuchung.
Verbuchung Zahlungsausgänge
  • digitaler Bankkontoauszug wird manuell verbucht.
  • digitale Verarbeitung der Auszüge inklusive der autonomen Verbuchung.
Rechnungseingang
  • teilweise digitaler Rechnungseingang in PDF-Datei;
  • Standards zum digitalen Datenaustausch der Rechnungsinhalte werden bestimmt.
  • vollständiger digitaler Rechnungseingang,
  • Datenaustausch wird normal;
  • Standards setzen sich durch.
Rechnungsprüfung
  • manueller Ablauf mit IT-gestützten Auskunftsmöglichkeiten;
  • Verbreitung digitaler Rechnungsprüfung beginnt.
  • digitaler Workflow mit digitaler Archivierung;
  • autonome Verbuchung der Rechnungseingänge.
Buchen Eingangsrechnung
  • manueller Ablauf mit digitaler Verbindung zum Bestellwesen;
  • steigender Anteil der autonomen Verbuchung aus der digitalen Rechnungsprüfung.
  • digitale Verbuchung aus digitaler Rechnungsprüfung.
Zahlung der Eingangsrechnung
  • IT-gestützter Zahllauf manuelle Bearbeitung und Freigabe;
  • Übertragung ins Online-Banking.
  • autonomer digitaler Ablauf bis zur Bank.
Aktivierung
  • manuelle Berechnung des Werts;
  • Zuordnung der Nutzungsdauer.
  • autonome Wertermittlung aus digitalen Buchungen;
  • digitale Festlegung der Nutzungsdauer
  • autonome Verbuchung aus digitaler Rechnungsprüfung.
Aufstellung der Bilanz
  • kaum digitale Unterstützung: manuelle Bewertung;
  • Ermittlung der Rückstellungen;
  • manuelle Buchung;
  • Erstellung einer Bilanz in Papierform;
  • Füllen der E-Bilanz.
  • autonome Bewertung;
  • autonome Ermittlung der Rückstellungen;
  • digitale Buchungen;
  • digitale Bilanz (E-Bilanz).
Verteilung der Bilanz
  • E-Bilanz in definiertem digitalem Format an Finanzamt;
  • Bilanz in Papierform oder als PDF an Bank, Gesellschafter, Versicherer, …
  • E-Bilanz in definiertem, digitalem Format an alle Empfänger.
Datenbeschaffung
  • manuell von Extern;
  • Beschaffung im Internet, halbautomatisch aus internen Anwendungen;
  • Maschinen speichern zeitversetzt und komprimiert;
  • Big Data von Dienstleistern, z. B. in der Cloud.
  • direkt mit digitalen Verbindungen;
  • automatisch von Extern;
  • digitale Verbindungen zu internen Anwendungen und
  • Maschinensteuerung aktuell und detailliert.
Analyse
  • manuelle Abläufe mit Excel-Unterstützung.
  • autonome Abläufe unterstützt durch künstliche Intelligenz.
Berichtsverteilung
  • manuell als digitale Berichte definiert;
  • relativ starre Inhalte;
  • zeitgesteuert
  • BI-Systeme.
  • flexible, individuelle Inhalte;
  • anwendergesteuert, Self-Service-Reporting.

Tab. 1: Aktueller Stand und zukünftige Digitalisierung ausgewählter Abläufe im Rechnungswesen

Die internen Abläufe in der Buchhaltung, in der Kostenrechnung und im Controlling sind bereits weitestgehend mit digitaler Unterstützung ausgestattet. Die Digitalisierung schließt die Partner, im Unternehmen und außerhalb, mit ein. Über die Kommunikationswege werden dann standardisierte oder zumindest klar definierte Daten ausgetauscht und ohne manuelle Eingriffe der Buchhalter und Controller möglichst weit verarbeitet.

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