Digitalisierung im Rechnungswesen: Voraussetzungen, Mögl ... / 4 Voraussetzungen: Bausteine, Verständnis und Akzeptanz für die Digitalisierung

Wer von der aktuellen Nutzung digitaler Anwendungen zur echten Digitalisierung im Rechnungswesen kommen will, der muss nicht nur für das Vorhandensein der 4 Bausteine der Digitalisierung sorgen. Das Verständnis und die Akzeptanz für die grundsätzlich verschiedenen Arbeitsweisen digitaler Systeme muss aufgebaut werden. Es geht darum, die Möglichkeiten neuer digitaler Abläufe für das Erreichen der gemeinsamen Ziele einzusetzen.

• Das Rechnungswesen ist noch immer geprägt von dem zeitlichen Rhythmus, der durch die Monatsabschlüsse vorgegeben wird. Diese haben ihren Ursprung in der analogen Welt, in der es einige Zeit dauerte bis alle Dokumente vorhanden und gebucht waren. In der digitalen Welt ist das nicht notwendig. Alle Belege sind digital vorhanden und werden sofort verbucht, monatliche Pauschal- oder Verrechnungsbeträge können auch minutengenau berechnet und verbucht werden. Die Fixierung auf die zeitlichen Vorgaben von Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse führt zu zeitlichen Verzögerungen und punktuellen Belastungen der Mitarbeiter. Echt digital arbeitende Buchhalter, Kostenrechner oder Controller sind immer auf dem aktuellen Stand.
• Die Organisation im Rechnungswesen muss sich den Anforderungen der Digitalisierung anpassen. Die Grenzen zwischen Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling werden weiter aufgeweicht. Der Unterscheidung der Buchhaltung in die Hauptbuchhaltung und die Nebenbuchhaltungen wie Debitoren-, Kreditoren- oder Anlagenbuchhaltung werden aufgehoben. Ein Grund dafür ist die Konzentration auf digitale Prozesse, die oft mehrere Bereiche betreffen (z. B. die Verbuchung von Bankkontenbewegungen für Ein- und Auszahlungen). Gleichzeitig wird die operative Arbeit reduziert, da diese als erstes digitalisiert wird. Somit verbleiben gerade in kleinen und mittleren Buchhaltung weniger Aufgaben, eine organisatorische Gliederung macht dann keinen Sinn mehr.
• Jeder neuer Ablauf im Rechnungswesen, besonders in der Buchhaltung, muss mit den geltenden Gesetzen und betriebswirtschaftlichen Vorgaben übereinstimmen. Wie anpassungsfähig das Rechnungswesen sein kann, zeigt die Entwicklung der GoB. Lange Jahre waren die wissenschaftlich geprägten und im Gesetz referenzierten "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" ausreichend, um den Rahmen für die Arbeit im Rechnungswesen zu bestimmen. Aufgrund der Nutzung digitaler Hilfsmittel wurden neue, angepasste Regeln notwendig. Diese wurde über die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) und als weitere Entwicklung durch die "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) geschaffen. Da der Gesetzgeber ein großes Interesse am digitalen Rechnungswesen in den Unternehmen hat, werden weitere gesetzliche Vereinfachungen und Vorgaben zur Ermöglichung echter digitaler Abläufe erwartet.