Das mittelständische Industrie-Unternehmen DQ-Improvement GmbH mit Sitz in Freiburg hat 200 Mitarbeiter. Das Unternehmen unterhält eine eigene Rechnungswesen-Abteilung mit Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Den Mitarbeitern in der Finanzbuchhaltung steht eine IT-Abteilung sowie eine Controlling-Abteilung zur Seite. Die in der Finanzbuchhaltungssoftware vorhandenen Debitoren und Kreditoren sind – den gewachsenen Strukturen des Unternehmens geschuldet – zusätzlich im separaten ERP-System vorhanden. Letzteres wurde dabei als das führende System definiert, in dem auch die Erstanlage von Debitoren und Kreditoren durch den Vertrieb oder Einkauf erfolgt.
Das redundante Führen von Stammdaten der Debitoren und Kreditoren hat in der Vergangenheit zu einigen Datenpannen geführt. So waren z. B. Debitoren nur in einem System vorhanden oder mit unterschiedlichen Debitorennummern angelegt worden, Bankverbindungen von Kreditoren waren nicht aktuell oder Kontaktdaten zu Ansprechpartnern der Debitoren waren nicht hinterlegt.
Aber auch andere Abteilungen und externe Dienstleister haben in der Vergangenheit Fehler im Zusammenhang mit der Datenqualität festgestellt. Der Controlling-Abteilung ist z. B. bei diversen Datenauswertungen regelmäßig manueller Anpassungsaufwand entstanden. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben mehrfach moniert, dass Buchungssätze entweder ohne Buchungstext oder nur mit wenigen Zeichen (Abkürzungen) eingegeben wurden, was deren Arbeit wiederum erschwert hat. Zudem sind vereinzelt Buchungssätze vorhanden, bei denen das"Konto" und das "Gegenkonto" identisch sind.
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