Die Veränderung der Fakturierung von analogen, gedruckten Ausgangsrechnungen zu digitalen, per Mail verschickten Dokumenten stellt eine gravierende Veränderung der Arbeit in der Buchhaltung dar. Die Ausgangsrechnung ist ein wichtiges Dokument, mit dem auf der Seite das Verkäufers Erlöse und Umsatzsteuer, auf der anderen Seite Aufwand und Vorsteuer nachgewiesen werden. Bei jeder Steuerprüfung (Ertrag- und Mehrwertsteuer) und bei jedem Audit (intern, Wirtschaftsprüfer) wird der Ablauf beurteilt. Fehler darin sind nicht tolerierbar. Darum müssen in diesem Bereich der Digitalisierung in der Buchhaltung Chancen und Risiken, Vor- und Nachteile intensiv beurteilt werden.

Nachteile

Die wirtschaftlichen Nachteile einer Digitalisierung der Ausgangsrechnungen können schnell erkannt und ermittelt werden. Darin unterscheidet sich dieses Projekt nicht von anderen IT-Projekten. Vor allem sind zunächst Investitionen in die IT-Systeme notwendig.

  • Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt für wesentliche Vorteile in der eigenen Verwaltung digitaler Rechnungen. Falls es noch nicht vorhanden ist, muss es angeschafft werden.
  • Die Software für Erstellung und Verwaltung der digitalen Dokumente ist notwendig.
  • Die Belastung des IT-Systems wird sowohl hinsichtlich der Speicherkapazität als auch hinsichtlich der Verarbeitungsanforderungen steigen. Das kann zu notwendigen Erweiterungen der IT führen.
  • Ein sicherer und leistungsfähiger Internetzugang muss vorhanden sein oder geschaffen werden.
  • Der E-Mail-Versand muss auf Rückläufer überwacht werden. Dazu ist eine Organisation aufzubauen, die eventuell IT-Unterstützung benötigt.

Risiken

Die Fakturierung ist ein wichtiger Ablauf im Unternehmensgeschehen. Die pünktliche und korrekte Rechnungsstellung muss gewährleistet sein. Der Erfolg des Projektes hängt von der Akzeptanz externer Stellen ab.

  • Eine digitale Fakturierung ist vollständig abhängig von der Informationsverarbeitung. Ein manueller Eingriff im Falle eine Ausfalls von Teilen der IT-Struktur ist nicht mehr möglich.
  • Digitale Ausgangsrechnungen müssen auf der Empfängerseite unter Berücksichtigung besonderer Vorschriften behandelt werden. Das liegt zwar im Verantwortungsbereich des Rechnungsempfängers, kann aber zu dessen Ablehnung der digitalen Lösung führen.
 
Hinweis

Kein Zwang

Nur wenige Unternehmen können es sich leisten, die digitale Rechnungsstellung auch gegen den Willen der Kunden einzuführen. Die Regel ist, dass der Kunde der elektronischen Zustellung des Dokumentes zustimmen muss. Wer Zwang ausübt geht das Risiko des Kundenverlustes ein. Auf der anderen Seite muss eine ausreichend große Zahl von Kunden die digitale Rechnungsstellung akzeptieren, damit das Projekt wirtschaftlich sinnvoll ist.

Vorteile

Die Vorteile der digitalen Ausgangsrechnung sind vielfältig und betreffen vor allem die geringere Arbeitszeit, die für die Fakturierung notwendig ist. Es gibt aber auch Sachkosten, die eingespart werden können.

  • Der digitale Ablauf der Rechnungsstellung kommt vollständig ohne manuelle Arbeit aus. So wird die Zeit für Sortieren, Kuvertieren, Frankieren und den Transport zur Post eingespart.
  • Die Zeit für Kontrollen der Ausgangsrechnung wird getauscht gegen Zeit, die für die Kontrolle und Wartung der Stammdaten verwendet wird. Das ist meist kürzer und immer anspruchsvoller.
  • Es entstehen keine Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung der gedruckte Rechnungen immer wieder vorkommen.
  • Es wird das Briefporto eingespart. Ebenso die Kosten für Papier, Drucker, Umschläge usw.
  • Die digitale Ablage der Ausgangsrechnungen im eigenen DMS entsteht als „Abfallprodukt“ der digitalen Rechnungsstellung.
  • Die Ausgangsrechnungen sind schneller beim Empfänger, da der manuelle Aufwand und der Postweg entfallen. Viele Kunden verbinden den Beginn von Zahlungsfristen mit dem Eingang der Rechnung in der Buchhaltung. Da das in der Regel vom Zahlungsempfänger toleriert wird, verkürzt sich die Wartezeit auf den Zahlungseingang um die eingesparte manuelle Bearbeitungszeit und den Postweg.
  • Da der Aufwand für die Fakturierung durch die Digitalisierung stark sinkt, können neue Fakturierungszyklen geprüft werden. Wenn bisher aus Zeitgründen nur einmal pro Monat fakturiert wurde, kann die digitale Version des Ablaufs jetzt jede Woche durchgeführt werden. Das führt zu einem nochmal früheren Zahlungseingang.

Chancen

Die Chancen, die sich aus der digitalen Ausgangsrechnung für das Unternehmen ergeben, sind sowohl profaner Natur (Kosteneinsparung) als auch qualitativ wichtig.

  • Die notwendig IT-Investition in das System der digitalen Ausgangsrechnung ist Standard und kostengünstig zu beschaffen. Die einzusparenden manuellen Arbeiten und Sachkosten sind in der Praxis mindestens so hoch, dass sich die Chance zu einer tatsächlichen Kosteneinsparung fast immer nutzen lässt.
  • Wichtiger für die Buchhaltung ist jedoch, dass die Qualität der Arbeit gesteigert werden kann. Die Überlegungen zum früheren Zahlungseingang zeigen, dass es Chancen gibt, die bisher für Routinetätigkeiten notwendige Zeit einzu...

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