Der digitale Ablauf unterscheidet sich wesentlich vom analogen Prozess, da keine zeitliche Zusammenfassung zu einem Monatsbericht mehr erfolgen muss. Jeder Tag, jede Reise wird einzeln erfasst. Die Buchhaltung verarbeitet immer das, was bereits erfasst ist.

  • Sobald eine Ausgabe für Reisekosten angefallen ist, wird der Beleg in den digitalen Prozess integriert. Dazu wird er bereits vom Mitarbeiter digitalisiert (eingescannt oder fotografiert) und erfasst.

     
    Hinweis

    Digital wird Standard

    Aktuell gibt es erfolgversprechende Versuche, typische Belege wie Einkaufsbons, Tankquittungen oder Gebührenabrechnungen von vornherein als digitales Dokument zu erstellen. Das Smartphone des Mitarbeiters wird dazu zum Bezahlen genutzt. Der Beleg, der auch für die Reisekostenabrechnung verwendet wird, gelangt digital auf das Smartphone und kann von dort in die digitale Reisekostenabrechnung übertrage werden.

  • Am Ende der Reise wird das Formular für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ausgefüllt.
  • Während der Eingabe der Werte wird bereits geprüft, ob die Daten korrekt sind. Die Pauschalbeträge für die Verpflegung werden vom System errechnet.
  • Alle eingegebenen und errechneten Werte werden zentral gespeichert.
  • Wird eine Genehmigung durch die vorgesetzte Stelle notwendig, wird ein Workflow initiiert, mit dem die Abrechnungen freigegeben werden kann. Das erfolgt ebenfalls digital.
  • Die Buchhaltung

    • prüft die digitalen Belege auf sachliche Richtigkeit,
    • führt die Kontierung durch, die automatisch vom System vorgeschlagen werden kann,
    • verbucht die Vorgänge und
    • prüft auf formale Korrektheit.
  • Die gebuchten Reisekosten werden ausgezahlt.

Parallel zum Hauptprozess müssen die analogen Belege grundsätzlich geprüft und rechtssicher abgelegt werden:

  • Die Papierbelege werden regelmäßig in die Buchhaltung transportiert.
  • Dort werden sie mit den digitalen Belegen, die vom Mitarbeiter erstellt wurden, verglichen.
  • Die Zulässigkeit als Buchhaltungsbeleg wird festgestellt.
  • Es erfolgt eine Archivierung, i. d. R. digital mit der entsprechenden Verschlagwortung.
 
Wichtig

Prüfung und Ablage der Papierbelege durch Vereinbarung mit Finanzamt vermeiden

Die Ablage der Papierbelege ist nicht zwingend. Sie können eine Vereinbarung mit dem zuständigen Finanzamt treffen, dass eine elektronische Speicherung, die den gesetzlichen Anforderungen genügt, ausreicht. So sparen Sie nochmals deutlich mehr Aufwand.

Viele der genannten Schritte werden durch digitale Systeme unterstützt. So ist z. B. die Prüfung (sachlich und formal), die Kontierung und die Verbuchung in der Buchhaltung ein einziger Vorgang an der Schnittstelle zwischen der IT-Anwendung zur Reisekostenabrechnung und der Buchhaltung.

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