Digitalisierung im Einkauf: Chancen, Anwendungsbeispiele ... / 2 Was bedeutet Digitalisierung?

Neue Möglichkeiten durch Digitalisierung

Der Begriff Digitalisierung beschreibt die Erfassung, Transformation und Aufbereitung analoger Größen mit dem Ziel der elektronische Speicherung und Weiterverarbeitung. Während Informationstechnologien schon seit Mitte des letzten Jahrhunderts in Unternehmen eingesetzt werden, haben insbesondere die (Weiter-)Entwicklungen in den letzten Jahren zu einer Vielzahl neuer Möglichkeiten geführt. Neue Produkte und Technologien "…will reshape the value chain yet again, by changing product design, marketing, manufacturing, and after-sale service and by creating the need for new activities such as product data analytics and security. This will drive yet another wave of value-chain-based productivity improvement".^[1]

Rationalität statt Gewohnheit für Prognosen

Dies trifft insbesondere auf den Einkauf zu, der an der Schnittstelle zum Lieferanten sowohl eine kostenoptimale Beschaffung in der benötigten Menge zum erwartenden Zeitpunkt unter Berücksichtigung sämtlicher Risikofaktoren zu minimalen internen (Prozess-)Kosten bereitstellen muss. Um dies zu erreichen, sind die hierfür benötigten unternehmensinternen und -externen Daten zu erfassen, zu analysieren und als Grundlage für eine optimale Entscheidungsunterstützung sowie schlanke und automatisierte Prozesse aufzubereiten. Damit wird unter anderem das Ziel verfolgt, historische sowie Echtzeit-Daten zeitnah so aufzubereiten, dass prädiktive und präskriptive Analysen Möglichkeiten zu einem zukunftsorientierten Blick auf Beschaffungsthemen bieten.

[1] Porter/Heppelmann, 2014, S. 66.

2.1 Die wichtigen Technologien

Unterschiedliche Technologien rücken in das Zentrum des Geschehens, wenn Prozesse digitalisiert und große Datenmengen aufbereitet werden sollen. Die zentralen Technologien und Methoden sind nachfolgend kurz erläutert (s. auch Abb. 1):

Abb. 1: Technologien für die Digitalisierung des Einkaufs

Digitalisierungsbeispiele und Methoden

• Big Data & Prediction: Big Data Analytics schaffen die notwendige Grundlage für Zukunftsprognosen im Rahmen der digitalen Einkaufsstrategie. Damit können u. a. die Nachfrage, optimale (Liefer-) Kapazitäten, Risiken oder beste Markteintrittszeitpunkte besser vorhergesagt werden. Damit wird die strategische Planung unterstützt und Kostenersparnisse erzielt.
• Digital Reporting 2.0: Die Digitalisierung von Produktionsprozessen sowie die Verknüpfung bestehender Daten verschiedener Unternehmensbereiche ermöglicht nicht nur die schnelle und einfache Durchführung von Ad-hoc-Analysen. Vielmehr lassen sich Reaktionszeiten auf Planabweichungen minimieren und eine bessere Qualität von Forecasts herbeiführen. Ebenfalls lassen sich bereichsübergreifende Reports erstellen, durch die eine strategischere Ausrichtung des Einkaufs und weiterer Einheiten dank Daten aus unterschiedlichen Bereichen möglich ist.
• Cloud-basierte IT-Lösungen: Gegenüber klassischen Inhouse-Lösungen bieten cloud-basierte IT-Systeme den Vorteil einer sehr kurzen Implementierungsdauer. Damit bieten sich Unternehmen nicht nur Geschwindigkeitsvorteile, da keine langwierige Softwareauswahl- und Implementierungsprojekte durchlaufen werden, sondern vielmehr auf eine größere Flexibilität durch die einfache Integration zusätzlicher Funktionen über weitere Apps und Module.
• Self-Service-Portale: Durch die Nutzung von Self-Service-Portalen an der Schnittstelle zu Lieferanten und unternehmensinternen Kunden werden operative Standardprozesse verschlankt, indem Aufwände von der Einkaufsfunktion zum Lieferanten (z. B. für die Sammlung von Anforderungen im Rahmen der Vorqualifikation) oder zum internen Kunden (z. B. für die Auslösung von standardisierter Beschaffungsanfragen im indirekten Bereich) verlagert werden. So kann ein Großteil des indirekten Einkaufs mithilfe automatisierter Genehmigungsprozesse und einem Echtzeit-Reporting autonom bearbeitet werden. Dies ermöglicht die notwendige Verlagerung von Aufwänden für operative Beschaffungsaufgaben hin zu der Bearbeitung strategischer Fragestellungen.
• Mobile Technologien: Die Zugriffszeit auf Informationen lässt sich durch den Einsatz mobiler Technologien weiter minimieren. Während bspw. Tablets im Vertrieb mittlerweile sehr häufig eingesetzt werden, ist die Nutzung im Einkauf nur schwach ausgeprägt. Insbesondere die Kombination mit revisionssicheren digitalen Freigabeverfahren (wie z. B. E-Sign) ermöglicht die Bearbeitung von Beschaffungsanfragen während der Dienstreise.
• Social Media: Auf Basis von Cloud- und mobilen Technologien können soziale Netzwerke als Kommunikationsmittel mit dem Beschaffungsmarkt dienen. So können bspw. Blogs und Chat-Anwendungen die Kommunikation sowohl zwischen bestehenden als auch potenziellen Lieferanten im Rahmen eines Ausschreibungsprozesses vereinfachen, sowie auch Meinungen und Vorschläge von Experten und Kunden/Produktnutzern mit aufgreifen.

2.2 Die zentralen Datenquellen

Insbesondere die Kombination der verschiedenen Technologien sowie die Adaption mit einer konkreten Fragestellung ermöglichen den größtmöglichen Nutzen aus den Daten zu zie...