Die ermittelten Bruttostunden, von im Beispiel knapp 1.690 Stunden, müssen nach unten korrigiert werden. Die Korrektur ist notwendig, weil Sie und Ihre Kollegen immer auch unproduktiv tätig sind. Unproduktiv bedeutet, dass Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit benötigen, um z. B. administrative Arbeiten, Reklamationsbearbeitung, Kundenbetreuung oder Neukundenakquise vorzunehmen. Diese Zeit steht Ihnen nicht zur Verfügung, um Kundenaufträge zu bearbeiten.
Schätzungen genügen zunächst
Die Zeit, die Sie und ggf. Ihre Mitarbeiter unproduktiv tätig sind, können Sie mit Aufschreibungen berechnen, z. B. indem Sie über einen längeren Zeitraum erfassen, wie viel Zeit Sie pro Tag produktiv bzw. unproduktiv arbeiten. Oder Sie schätzen den Anteil. Die Praxis zeigt, dass der Anteil unproduktiver Arbeiten meist zwischen 20 und 35 % liegt.
Wenn Sie zunächst z. B. 20 % unproduktive Zeit ansetzen, liegen Sie in einer für viele Betriebe realistischen Größenordnung und können sich detaillierte Aufzeichnungen sparen. In Einzelfällen ist die Ausfallzeit höher; ein niedrigerer Wert ist nur realistisch, wenn Sie in Ihrem Betrieb Bereiche bzw. Mitarbeiter haben, die sich z. B. ausschließlich um administrative Arbeiten oder Kundenakquise und -pflege kümmern und andere, die dafür weniger administrative Aufgaben haben.
Grundsätzlich gilt: Je höher der Anteil unproduktiver Arbeiten, desto höher der Stundensatz, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen. Denn Sie müssen Ihre Kosten auf eine geringere Anzahl Stunden verteilen.
Richtige Größenordnung wichtiger als rechnerische Perfektion
Bei der Berechnung der Arbeitszeiten und Stundensätze kommt es weniger darauf an, einen exakten Satz "auf die letzte Nachkommastelle" zu ermitteln. Entscheidend ist, dass die Größenordnung stimmt und dass es Ihnen möglich ist, mit den Stundensätzen Ihre Kosten zu decken sowie einen Gewinn zu erwirtschaften.
Falls es die Marktlage zulässt, sollten Sie die berechneten Stundensätze auf volle Euro-Beträge aufrunden. Dann haben Sie noch etwas "Luft", um evtl. Schwankungen oder ungeplante Erhöhungen besser auszugleichen.
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