Datenschutz-Compliance bei der Nutzung und Archivierung von E-Mails

Zusammenfassung

Überblick

Bei der Nutzung und Archivierung von betrieblichen Unterlagen müssen das Datenschutzrecht, vor allem die Datenschutz-Grundverordnung, sowie Vorschriften über die Datensicherheit beachtet werden. Zu diesen Unterlagen zählen auch E-Mails. Der Beitrag gibt einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen mit dem Fokus auf den Bereich des Rechnungswesen, berücksichtigt aber auch die Schutzansprüche der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Abgabenordnung (AO)

Handelsgesetzbuch (HGB)

Telemediengesetz (TMG)

1 Datenschutzpflichten

Nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich ist, also bei Steuerunterlagen. Der Bitkom-Leitfaden gibt Tipps zur rechtmäßigen und sicheren Verarbeitung von Daten und zur Datensicherung.

Die betroffenen Personen haben bei archivierungspflichtigen Daten das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO). Das Recht auf Löschung haben sie hingegen nicht, wenn die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeitet und aufbewahrt werden (Art. 17 Abs. 3 DSGVO).

Wichtig

Datenschutz gilt auch für Daten auf Papier

Der Datenschutz gilt auch für Daten auf Papier. Solche Akten müssen so aufbewahrt werden, dass nur die befugten Personen Zugang haben, z. B. in einem verschlossenen Schrank. Bei der Entsorgung sollte man die Unterlagen so zerkleinern, dass sie unlesbar werden.

2 Buchführungspflichtige Unternehmer

Unternehmer sind nach Handelsgesetzbuch buchführungspflichtig (§ 238 HGB). In § 140 AO ist vorgeschrieben: Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die betreffenden Verpflichtungen auch für die Besteuerung zu erfüllen. Nach § 141 Abs. 1 AO sind gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte buchführungspflichtig, wenn sie nach den Feststellungen der Finanzbehörde Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze von mehr als 600.000 EUR im Kalenderjahr, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 UStG, erwirtschaften. Bei einem Besitzerwechsel geht die Buchführungspflicht auf denjenigen über, der einen Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer oder Nutzungsberechtigter übernimmt. Ein Hinweis nach Absatz 2 auf den Beginn der Buchführungspflicht ist nicht erforderlich (§ 141 Abs. 3 AO).

§ 147a AO enthält Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen bestimmter Steuerpflichtiger, siehe auch Tabelle:

• Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren (§ 147a Abs. 1 AO).
• Steuerpflichtige, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen im Sinne des § 1 Abs. 2 AStG unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf die gesellschaftsrechtlichen, finanziellen oder geschäftlichen Angelegenheiten einer Drittstaat-Gesellschaft (§ 138 Abs. 3 AO) ausüben, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über diese Beziehung und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben sechs Jahre aufzubewahren.

Bei Berufen mit höheren Risiken, z. B. medizinische Berufe, Handwerk, Baubranche usw. hat es einen Sinn, Unterlagen aufzubewahren und digitale Dokumentationen zu erstellen, um bei einer allfälligen Klage beweisen zu können, dass man alles richtig gemacht hat. Es ist sinnvoll, diese Dokumentationen solange zu archivieren bis allfällige Ansprüche verjährt sind. Auch in diesen Fällen hat man natürlich die Datenschutzvorschriften zu befolgen, siehe unten.

Wichtig:

Bei Pflichtverletzungen kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festgesetzt werden (§ 146 Abs. 2 AO).

3 Dauer der Aufbewahrung

Nach § 147 Abs. 1 AO wird folgende Aufbewahrungsdauer vorgeschrieben, sofern nicht nach anderen Steuergesetzen eine kürzere möglich ist:

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen (§ 147 Abs. 1 und 3 AO) : Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union.
• 6 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen: Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem

• die letzte Eintragung in da...