Die Aufbewahrungspflicht kann auch für E-Mails gelten. Die Dauer richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und nach den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z. B. für Buchungsbelege. Unabhängig davon gilt für Rechnungen eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für Handels- oder Geschäftsbriefe, bzw. Mails, gilt die Frist von 6 Jahren.

Zu berücksichtigen sind bei der Archivierung von Mails und sonstigen Internetdaten auch die Vorschriften des Telemediengesetzes (TMG). Im Sinne von § 2 Abs. 1 und 2 TMG gelten als Dienstleistungsanbieter

  • jede natürliche oder juristische Person, die eigene oder fremde Telemedien zur Nutzung bereithält oder den Zugang zur Nutzung vermittelt
  • bei audiovisuellen Mediendiensten auf Abruf jede natürliche oder juristische Person, die die Auswahl und Gestaltung der angebotenen Inhalte wirksam kontrolliert
  • niedergelassene Diensteanbieter, die mittels einer festen Einrichtung auf unbestimmte Zeit Telemedien geschäftsmäßig anbieten. Der Standort der technischen Einrichtung allein begründet keine Niederlassung des Anbieters.

Der Diensteanbieter darf personenbezogene Daten eines Nutzers nur erheben und verwenden, soweit sie für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung eines Vertragsverhältnisses zwischen dem Diensteanbieter und dem Nutzer über die Nutzung von Telemedien erforderlich sind (Bestandsdaten, § 14 Abs. 1 TMG) und soweit dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme von Telemedien zu ermöglichen und abzurechnen (§ 15 Abs. 1 TMG).

Für die Archivierung hat der Diensteanbieter folgendes zu beachten (§ 15 TMG).

  • Er darf Nutzungsdaten eines Nutzers über die Inanspruchnahme verschiedener Telemedien zusammenführen, soweit dies für Abrechnungszwecke mit dem Nutzer erforderlich ist.
  • Der Diensteanbieter darf Nutzungsdaten über das Ende des Nutzungsvorgangs hinaus verwenden, soweit sie für Zwecke der Abrechnung mit dem Nutzer erforderlich sind (Abrechnungsdaten). Zur Erfüllung bestehender gesetzlicher, satzungsmäßiger oder vertraglicher Aufbewahrungsfristen darf der Diensteanbieter die Daten sperren.
  • Die Abrechnung über die Inanspruchnahme von Telemedien darf Anbieter, Zeitpunkt, Dauer, Art, Inhalt und Häufigkeit bestimmter von einem Nutzer in Anspruch genommener Telemedien nicht erkennen lassen, es sei denn, der Nutzer verlangt einen Einzelnachweis.

Der Anbieter darf Abrechnungsdaten, die für die Erstellung von Einzelnachweisen über die Inanspruchnahme bestimmter Angebote auf Verlangen des Nutzers verarbeitet werden, höchstens bis zum Ablauf des sechsten Monats nach Versendung der Rechnung speichern. Wenn der Kunde innerhalb dieser Frist Einwendungen gegen die Gebühren erhebt oder diese trotz Aufforderung nicht bezahlt, dürfen die Abrechnungsdaten weiter gespeichert werden und zwar solange, bis der Kunde zahlt oder die Einwendungen abschließend geklärt sind. Der Diensteanbieter hat die Daten unverzüglich zu löschen, wenn die Daten für die Rechtsverfolgung nicht mehr benötigt werden. Der betroffene Kunde ist zu unterrichten, sobald dies ohne Gefährdung des mit der Maßnahme verfolgten Zweckes möglich ist (§ 15 Abs. 7 und 8 TMG).

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