Vorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme enthält die AO. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können genannten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). Das muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es ist sicherzustellen, dass die lesbar gemachten Daten mit den Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Man muss sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit und unverzüglich lesbar machen und maschinell auswerten können. Auf Verlangen der Finanzbehörde muss der Unternehmer auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen zur Verfügung stellen.

Man hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet (§ 146 a AO). Dieses, sowie die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.

Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen (§ 146a Abs. 1 AO).

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, hat den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht, § 146a Abs. 2 AO). Bei Verkauf von Waren an viel nicht bekannte Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO das Unternehmen von der Belegausgabepflicht befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.

Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. kurz Bitkom ist der Digitalverband Deutschlands und vertritt heute mehr als 2.700 Unternehmen der digitalen Wirtschaft, unter ihnen gut 1.000 Mittelständler, über 500 Start-ups und nahezu alle globalen Firmen. Den Leitfaden über sichere Archivierungsmethoden kann man auf der Webseite herunterladen.

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