Datenschutz-Compliance bei der Nutzung und Archivierung ... / 3 Dauer der Aufbewahrung

Nach § 147 Abs. 1 AO wird folgende Aufbewahrungsdauer vorgeschrieben, sofern nicht nach anderen Steuergesetzen eine kürzere möglich ist:

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen (§ 147 Abs. 1 und 3 AO) : Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union.
• 6 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen: Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem

• die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde
• das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde
• der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde
• der Buchungsbeleg entstanden ist
• die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist dauert, soweit und solange die Unterlagen nötig sind, um die Steuern zu beurteilen, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).

Aufbewahrungspflichtige	Was ist aufzubewahren?	Dauer der Aufbewahrung
Steuerpflichtige mit Einkünften nach § 2 Abs. 1 EStG von mehr als 500.000 EUR pro Jahr (§ 147a Abs. 1 AO)	Unterlagen, bzw. Mails, über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten	Sechs Jahre
Steuerpflichtige, die im Sinne des § 1 Abs. 2 AStG Einfluss auf eine Drittstaat-Gesellschaft haben (§ 138 Abs. 3 AO)	Elektronische und Papierunterlagen über diese Beziehung und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben	Sechs Jahre
Steuerpflichtige Unternehmer (§ 147 Abs. 1 AO)	Kann in digitaler Form aufbewahrt werden: Bücher und Aufzeichnungen Inventare Jahresabschlüsse Lageberichte Buchungsbelege, auch in Mailform Muss auch in Papierform aufbewahrt werden: Jahresabschlüsse Eröffnungsbilanz Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union.	10 Jahre Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde
Steuerpflichtige Unternehmer (§ 147 Abs. 1 AO)	Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, sowie Mails, deren Kopien sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind	6 Jahre Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht wurde, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Achtung: Die Aufbewahrungsfrist dauert, soweit und solange die Unterlagen nötig sind, um die Steuern zu beurteilen, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).
Unternehmer mit höheren Risiken, z. B. medizinische Berufe, Handwerk, Baubranche, usw.	Empfehlung: Unterlagen aufbewahren und digitale Dokumentationen erstellen, um bei einer allfälligen Klage beweisen zu können, dass man alles richtig gemacht hat	Bis allfällige Ansprüche verjährt sind
Diensteanbieter nach Art. 14 TMG und § 15 TMG	Abrechnungsdaten im Allgemeinen Abrechnungsdaten, die für die Erstellung von Einzelnachweisen über die Inanspruchnahme bestimmter Angebote auf Verlangen des Nutzers erforderlich sind	Daten höchstens 6 Monate nach Versand der Rechnung speichern unverzüglich löschen, wenn die Daten für die Rechtsverfolgung nicht mehr benötigt werden