Datenaustausch: Interne digitale Schnittstellen zur Buch ... / 3 Versteckte Schnittstellen

So mancher Datenaustausch zwischen den Abteilungen eines Unternehmens ist tägliche Praxis und wird nicht mehr als abteilungsübergreifende Schnittstelle erkannt. Beispiele dafür sind:

• Kundendaten werden sowohl im Verkauf als auch in der Debitorenbuchhaltung genutzt.
• Lieferantendaten werden sowohl im Einkauf als auch in der Kreditorenbuchhaltung verwendet.
• Anlagendaten werden sowohl in der Instandhaltung als auch in der Anlagenbuchhaltung genutzt.
• Artikeldaten fallen sowohl im Einkauf als auch im Verkauf, in der Logistik und in der Buchhaltung an.
• Tabellen für die Steuerung der Umsatzsteuerberechnung werden bei der Fakturierung, in der Buchhaltung und im Einkauf verwendet.
• Provisionstabellen, Zahlungs- und Lieferkonditionen und viele andere Tabellen werden von mehreren Bereichen verwendet.

Es handelt sich vor allem um die gemeinsame Nutzung von Stammdaten. Moderne ERP-Systeme integrieren die Buchhaltung in die Gesamtlösung, in der Stammdaten und Tabellen nur an einer Stelle eingerichtet und gewartet werden. Einige klare Definitionen sind notwendig.

• Wer ist für die Daten verantwortlich? Nur eine Stelle kann für jeweils eine Information zuständig sein. Die feldweise Aufteilung ist in der Regel möglich. Die Buchhaltung muss die Kontrolle über ihre Daten behalten.
• Was geschieht, wenn die Daten noch nicht vollständig sind? Es muss klar geregelt sein, ob eine Verarbeitung mit Teildaten möglich ist.

Praxis-Beispiel

Kontenzuordnung

So ist es möglich, ein Handelsprodukt bereits einzukaufen, ohne dass die Logistik-Daten für die Lagerung erfasst wurden. Dagegen ist eine Bestellung ohne eine abgeschlossene Kontenzuordnung für die Verbuchung in der Buchhaltung nicht möglich, da sonst eine fehlerhafte Kontenwahl droht.

Hinweis

Schnittstellen in der Digitalisierung

Mit zunehmender Digitalisierung wird auch die Buchhaltung mit immer mehr internen und externen Stellen Daten austauschen. Da dies schnell und zu jeder Zeit geschehen muss, werden die Schnittstellen für den Datenaustausch in die Prozesse integriert, fallen weniger auf und verstecken sich. Es darf dennoch nicht vergessen werden, dass die Verbindungen und Abhängigkeiten vorhanden sind. Sie müssen bei allen Aktionen in der Buchhaltung bedacht werden, um Aktualität und Korrektheit zu gewährleisten. Außerdem sollten die versteckten Schnittstellen bei auftretenden Fehlern als mögliche Ursache überprüft werden.