Selbstverständlich tauschen die Nebenbücher in der Buchhaltung Informationen mit dem Hauptbuch aus. Die Übertragung der Debitorendaten in die Forderungen oder der Kreditorendaten in die Verbindlichkeiten wird nicht als Schnittstelle erkannt. Dieser Ablauf ist bereits Standard. Anders sieht es aus bei der automatischen Übernahme von Rechnungsdaten in die Anlagenbuchhaltung.
Gesteuert wird diese Schnittstelle in der Regel über die Zuordnung der Eingangsrechnungen zu einer Anlagennummer. So können mehrere Rechnungsbeträge aber auch Nebenkosten oder Preisreduzierungen direkt auf dem Anlagenkonto verbucht werden.
- Die Schnittstelle zwischen der Kreditoren- und der Anlagenbuchhaltung wird nur bei Bedarf eingesetzt.
- Die Zubuchung eigener aktivierungspflichtiger Leistungen muss manuell erfolgen.
- In der Praxis wird die Zuordnung zur Anlagennummer oft schlicht vergessen. Dadurch entsteht die Gefahr, dass Nebenrechnungen nicht erkannt werden.
- In kleinen und mittleren Unternehmen fallen nicht regelmäßig aktivierungspflichtige Käufe an. Es fehlt dann an der Erfahrung mit der Schnittstelle.
Wenig genutzte Schnittstellen verursachen bei den Buchhaltern ein Gefühl der Unsicherheit. Das muss im Rahmen der weitergehenden Digitalisierung in der Buchhaltung optimiert werden. Dazu tragen Erfahrung und dauernde Nutzung auch wenig geliebter Schnittstellen bei.
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