Datenaustausch: Interne digitale Schnittstellen zur Buch ... / 2.4 Lagerhaltung: Abbildung der Veränderungen der Lagerwerte

Jede Bewegung von Rohstoffen, Materialien oder Fertigwaren hat neben der Mengenkomponente auch einen Wert. Dieser wird in der Buchhaltung zu Bestandsveränderungen und Bestandsverbräuchen. Jede Ein- und Auslagerung in den Büchern nachzuvollziehen ist allein aufgrund der großen Anzahl von Buchungen fast unmöglich. Die automatische Verbuchung der Lagerbewegungen erfolgt über eine Schnittstelle zwischen dem Lager und der Buchhaltung.

Die alte manuelle oder IT-gestützte Lagerbuchhaltung ist durch die Digitalisierung der Prozesse fast verschwunden. Die Mengenbewegungen werden über die Anwendungen für die Materialwirtschaft abgewickelt. Die Veränderung der Lagerwerte erfolgt durch die automatisierte Verbuchung in der Buchhaltung.

• Über die Schnittstelle vom Lager in die Buchhaltung werden große Mengen von Buchungen abgewickelt.
• In vielen Systemen werden diese großen Datenmengen permanent, also direkt bei Anfall der Buchung, abgearbeitet. Eine Stapelverarbeitung ist nur bei Lagerbewegungen in geringem Umfang sinnvoll.
• In der Praxis erweist sich immer wieder die korrekte Zuordnung der Zu- und Abgänge zu den richtigen Buchhaltungskonten für Bestände und Verbräuche als problematisch. Die dazu notwendigen Tabellen sind nicht immer exakt gepflegt.
• Es kommt zu Verwechslungen der Buchungsarten durch die Mitarbeiter im Lager. Aus Verbräuchen wird z. B. eine Verschrottung. Oder der Einsatz für bestimmte Fertigungsaufträge wird falsch nachvollzogen. Die Buchhaltung hat hier, als Erbe der früheren Lagerbuchhaltung, eine Korrekturfunktion.
• Alle Bewegungen im Lager werden bewertet. Der Bewertungspreis ist abhängig vom Zeitpunkt der Buchung, von vorgelagerten Bewegungen und Buchungsarten. Es gibt Prozesse, die zunächst mit Planpreisen durchgeführte Wertbuchungen nach Buchung der tatsächlichen Preise korrigieren sollen. Deren Vorgehensweise und Ergebnisse sind immer wieder Anlass zu Diskussionen, da sie nur schwer nachvollziehbar sind und Ergebnisse zwischen Perioden verschieben.

Hinweis

Integration von ERP-Systemen

In modernen ERP-Systemen werden viele Schnittstellen nicht mehr als solche erkannt. Die Verbuchung von Lagerbewegungen in der Buchhaltung ist ein Beispiel dafür. Das ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass es sich um eine Schnittstelle handelt und die notwendigen Anforderungen erfüllt sein müssen.