Datenaustausch: Externe Schnittstellen zur Buchhaltung / 4.2 Richtlinien für externe digitale Schnittstellen

Um die Zuverlässigkeit der Schnittstellen zu erhöhen, hilft es, Richtlinien für deren Schaffung aufzustellen. Nicht immer werden alle Forderungen umzusetzen sein. Je mehr bei der Auswahl der Parameter für eine Schnittstelle berücksichtigt werden kann, desto erfolgreicher wird sie sein:

• Der Partner auf der anderen Seite der digitalen externen Schnittstelle muss ein wesentliches Interesse an der Funktionsfähigkeit der Schnittstelle haben. Wenn bei externen digitalen Schnittstellen auf der anderen Seite auch ein Buchhalter die Verantwortung trägt, sollten sich beide Seiten abstimmen können.
• Der Partner muss sich mit der Technik der Schnittstelle auskennen, um Handhabungsfehler zu vermeiden.
• Die Technik, die für die Schnittstellen notwendig ist, muss verständlich und vor allem bewährt sein. Gerade in der Buchhaltung muss nicht immer die neueste Technik eingesetzt werden, um anfängliche Fehlfunktionen nicht zu einem Problem werden zu lassen.
• Die Funktionsweise und die Bedienung der Schnittstellen müssen exakt und nachvollziehbar dokumentiert sein. Dabei ist die technische Dokumentation (Softwareabläufe, Parameter, Datenbankbeschreibung, …) von der Bedienungsanleitung (Datendefinitionen, Bedienungsabläufe, Zeitfenster, …) zu unterscheiden.
• Die Aktualität der Schnittstelle muss jederzeit gewährleistet sein, auch bei der Veränderung der Bedingungen auf der Seite des Partners.
• Der Buchhalter muss jederzeit in der Lage sein, die Daten aus der oder für die Schnittstelle zu kontrollieren.

Hinweis

Unterschiedliche Gewichtung

Je nach Art der Schnittstelle, sind die genannten Richtlinien unterschiedlich anzuwenden. Wenn es z. B. um den digitalen Versand der Ausgangsrechnungen geht, ist die Qualifikation des Partners wenig bestimmend. Auch die Technik ist in solchen Fällen sicher sehr einfach. Allerdings sollte eine Kontrolle der Rechnungsdaten vor Versand möglich sein.