Datenaustausch: Externe Schnittstellen zur Buchhaltung / 4 Externe digitale Schnittstellen richtig nutzen

Sollen externe digitale Schnittstellen in der Buchhaltung eingesetzt werden, dann stellen sich die Vorteile nicht von selbst ein. Ebenso wenig verlieren die Risiken an Gefahr, wenn sie nur bekannt sind. Es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Vorteile zu sichern und die Risiken zu minimieren.

Hinweis

Einbahnstraße

Sind digitale Schnittstellen einmal eingerichtet, dann gibt es bald keinen Weg zurück in die analoge Welt. Die externen Partner stellen sich auf die digitale Arbeitsweise ein und verlangen diese mit Nachdruck. Mit der Zeit werden die analogen Hilfsmittel ausgemustert, es gibt nur noch den digitalen Weg. Daher muss die Nutzung der externen digitalen Schnittstellen gut vorbereitet sein.

4.1 Umgebung der Schnittstellen anpassen

Die digitalen Schnittstellen in der Buchhaltung müssen in die digitalen Anwendungen der Buchhaltung eingebettet werden. Wenn ausgehende Daten traditionell erstellt und nur für die Schnittstelle digitalisiert werden, dann entsteht zusätzlicher Aufwand. Wenn empfangene digitale Daten in das alte System manuell eingegeben werden, dann wird ein wichtiger Vorteil verschenkt. Digitale Schnittstellen sollen auf beiden Seiten, also beim Partner und in der Buchhaltung, einen Mehrwert erzeugen. Auf den Ergebnissen der Schnittstellen aufbauend, müssen die eingehenden Daten ohne manuellen Eingriff verarbeitet werden.

Das bedeutet, dass in der Buchhaltung die Abläufe neu organisiert werden und auf die Schnittstellen ausgerichtet werden müssen. Das kann auch bedeuten, dass sich im organisatorischen Aufbau der Buchhaltung Veränderungen ergeben müssen. Wenn z. B. digitale Ein- und Ausgangsrechnungen genutzt werden, wenn die Bankbewegungen automatisch verbucht und Offene Posten-Informationen digital ausgetauscht werden, dann drängt sich eine Zusammenlegung der Kreditorenbuchhaltung mit der Debitorenbuchhaltung auf. Zum einen werden die Aufgaben immer ähnlicher, zum anderen können so die durch die Digitalisierung reduzierten Aufgaben optimal auf ebenso reduzierte Mitarbeiterzahlen verteilt werden. Vor allem kleine Buchhaltungsabteilungen können so Know-how besser verwalten.

4.2 Richtlinien für externe digitale Schnittstellen

Um die Zuverlässigkeit der Schnittstellen zu erhöhen, hilft es, Richtlinien für deren Schaffung aufzustellen. Nicht immer werden alle Forderungen umzusetzen sein. Je mehr bei der Auswahl der Parameter für eine Schnittstelle berücksichtigt werden kann, desto erfolgreicher wird sie sein:

• Der Partner auf der anderen Seite der digitalen externen Schnittstelle muss ein wesentliches Interesse an der Funktionsfähigkeit der Schnittstelle haben. Wenn bei externen digitalen Schnittstellen auf der anderen Seite auch ein Buchhalter die Verantwortung trägt, sollten sich beide Seiten abstimmen können.
• Der Partner muss sich mit der Technik der Schnittstelle auskennen, um Handhabungsfehler zu vermeiden.
• Die Technik, die für die Schnittstellen notwendig ist, muss verständlich und vor allem bewährt sein. Gerade in der Buchhaltung muss nicht immer die neueste Technik eingesetzt werden, um anfängliche Fehlfunktionen nicht zu einem Problem werden zu lassen.
• Die Funktionsweise und die Bedienung der Schnittstellen müssen exakt und nachvollziehbar dokumentiert sein. Dabei ist die technische Dokumentation (Softwareabläufe, Parameter, Datenbankbeschreibung, …) von der Bedienungsanleitung (Datendefinitionen, Bedienungsabläufe, Zeitfenster, …) zu unterscheiden.
• Die Aktualität der Schnittstelle muss jederzeit gewährleistet sein, auch bei der Veränderung der Bedingungen auf der Seite des Partners.
• Der Buchhalter muss jederzeit in der Lage sein, die Daten aus der oder für die Schnittstelle zu kontrollieren.

Hinweis

Unterschiedliche Gewichtung

Je nach Art der Schnittstelle, sind die genannten Richtlinien unterschiedlich anzuwenden. Wenn es z. B. um den digitalen Versand der Ausgangsrechnungen geht, ist die Qualifikation des Partners wenig bestimmend. Auch die Technik ist in solchen Fällen sicher sehr einfach. Allerdings sollte eine Kontrolle der Rechnungsdaten vor Versand möglich sein.

4.3 Kontrolle der Schnittstellen

Die Richtlinien für externe digitale Schnittstellen schreiben die Möglichkeit zur Kontrolle der Daten in der Schnittstelle vor. Dabei wird zunächst die Kontrolle durch die IT gewährleistet. Die Techniker können sehr detailliert die Technik prüfen (z. B. Verbindungszeiten, Belastung, Partnerwahl, Daten). So entsteht ein technisches Protokoll über die Arbeit der Schnittstelle. In der Buchhaltung wird darauf aufbauend eine Kontrolle der Inhalte ermöglicht. Dazu werden die ausgetauschten Informationen sehr detailliert aufgelistet. Die Prüfung erfolgt in der Regel digital mit entsprechenden Hilfsmitteln (Prüfprogramm, Excel, …).

Wenn die zeitnahe Verbuchung von Daten aus der Schnittstelle nicht notwendig ist, kann eine Datenlieferung zunächst in einem "Quarantänebereich" gespeichert werden. Dort werden individuelle Prüfprogramme eingesetzt, um Fehlerfreiheit und Plausibilität festzustellen. Dieses Vorgehen vermittelt dem Buchhalter Sicherheit, kann aber die digitalen Abläufe behindern. Darum sollte eine Quarantäne nur zu B...