Datenaustausch: Externe Schnittstellen zur Buchhaltung / 3.1 Vorteile der digitalen externen Schnittstellen

In der Buchhaltung führen Veränderungen nicht automatisch zu Vorteilen, die monetär gemessen werden können. Das ist nur dann signifikant der Fall, wenn Arbeitszeit eingespart werden kann oder wenn externe Dienstleister nicht mehr benötigt werden. Das gilt auch für viele der folgenden Vorteile, deren Geldwert geschätzt werden muss:

• Bei der Verwendung externer digitaler Schnittstellen kann viel Zeit eingespart werden. Dabei geht es zum einen um Transportzeit, die für analoge Dokumente notwendig wird. Zum anderen werden die Daten schneller übermittelt, weil analoge Daten häufig gesammelt werden, damit der Transport sich auch lohnt. Die Geschwindigkeit der Verarbeitung steigt und die Aktualität der Ergebnisse ebenfalls.
• Analoge Daten müssen erfasst werden, um sie in der digitalen Buchhaltungsanwendung verarbeiten zu können. Gleichgültig, ob dies manuell erfolgt oder über digitale Hilfsmittel (z. B. OCR-Leser), bei der Umsetzung entstehen immer Fehler. Eine externe digitale Schnittstelle arbeitet dagegen fehlerfrei, wenn die zugrundeliegenden Daten in Ordnung sind.
• Die digital in die Buchhaltungen kommenden Daten können auch digital mit den Anwendungen der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. Die digitalen Daten, die an externe Empfänger über digitale Schnittstellen verschickt werden, können direkt dem eigenen Datenbestand entnommen werden. Es entstehen autonome Anwendungen, die wichtige Abläufe in der Buchhaltung ohne manuelle Eingriffe selbstständig erledigen. Das verlangt in der Regel die Anpassung der Systeme in der Buchhaltung, spart aber wesentliche Arbeitszeit.
• Um Zeit und Kosten zu sparen, werden analoge Daten nur sehr ausgewählt entgegengenommen oder weitergeleitet. So fehlen häufig Hintergrundinformationen. Digitale Schnittstellen erweitern den Umfang der ausgetauschten Daten, da eine sinnvolle Ausweitung kaum zusätzlichen Aufwand bedeutet. Dadurch können Daten besser interpretiert werden, Nachfragen bleiben aus.
• Immer dann, wenn als Alternative zu analogen Dokumenten Daten über digitale Schnittstellen ausgetauscht werden, können Kosten (z. B. für die Dokumentenerstellung, den Transport, das Erkennen der Informationen) eingespart werden. Die analoge Archivierung kann ebenfalls durch eine preiswertere digitale Archivierung ersetzt werden.
• Nicht zuletzt sind externe digitale Schnittstellen eine Voraussetzung für viele neue Anwendungen, die im Rahmen der weiteren Digitalisierung auf die Buchhaltung zukommen. Erfahrungen mit dem Umgang dieser Kommunikationswege sind von Vorteil, wenn sich heute noch unbekannte oder noch nicht getestete Anwendungen für den Einsatz in der Buchhaltung anbieten.