Die digitale Ausgangsrechnung wird beim Rechnungsempfänger zur digitalen Eingangsrechnung. Die Kreditorenbuchhaltung kann diese über die vorhandenen digitalen Kommunikationswege erhalten.

 
Hinweis

Steuerrechtliche Vorschriften

Für digitale Eingangsrechnungen gelten einige besondere Regeln, damit sie als Dokument für den Vorsteuerabzug und die Kostenverbuchung akzeptiert werden. So muss neben einer eventuell ausgedruckten analogen Version oder der Speicherung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) immer auch die originale digitale Datei aufbewahrt werden.

Die digitale Eingangsrechnung macht in der Buchhaltung nur dann Sinn, wenn sie auch digital weiterverarbeitet werden kann. Dazu muss eine digitale Speicherung im DMS erfolgen, PDF-Dokumente werden von OCR-Geräten gelesen und interpretiert. Die so entstandenen Datensätze, vom Rechnungssteller übertragen oder vom OCR-Gerät erkannt, können in einer digitalen Rechnungsprüfung und für die direkte Verbuchung der Eingangsrechnungen in der Buchhaltung genutzt werden.

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