Datenaustausch: Externe Schnittstellen zur Buchhaltung / 2 Digitale Schnittstellen in der aktuellen Praxis

Viele externe Partner der Buchhaltung arbeiten bereits sehr intensiv mit digitalen Kommunikationslösungen. Bei den Kunden und Lieferanten ist der Grad der Digitalisierung noch sehr unterschiedlich, auch abhängig von der Branche und der Unternehmensgröße. Andere externe Stellen sind da schon wesentlich weiter. Je mehr digitale Geschäftsmodelle in den Unternehmen und Verwaltungen umgesetzt werden, desto mehr digitale Schnittstellen entstehen auch zu den Buchhaltungen.

Das beste Beispiel sind die Banken, die alle Abläufe in hohem Maße digitalisiert haben. Wer daran als Kunde einer Bank nicht teilnehmen will, wird keine Bank mehr finden, die mit ihm zusammenarbeitet. Große Kunden und wichtige Lieferanten verlangen eine enge digitale Zusammenarbeit.

Der Staat ist derjenige Partner, der an einigen Stellen tatsächlich Zwang ausübt. Gesetze regeln den Zugriff der Finanzbehörden auf die Buchhaltungsdaten in digitaler Form, die XRechnung als digitale Ausgangsrechnung wird durchgesetzt, eine E-Bilanz ist schon seit Jahren verpflichtend.

Viele von externen Stellen aufgedrängte digitale Schnittstellen können auch der eigenen Buchhaltung wesentliche Vorteile bringen. Dazu muss sich der Buchhalter mit den Möglichkeiten dieser Hilfsmittel beschäftigen. Im Folgenden werden die wichtigsten digitalen Schnittstellen der Buchhaltung zu externen Partnern vorgestellt.

2.1 Digitale Ausgangsrechnungen

Eine immer weitere Verbreitung finden die digitalen Schnittstellen, über die Ausgangsrechnungen an die Kunden geschickt werden. Das Unternehmen spart dadurch den Druck der analogen Rechnungen und deren Versand. Die Rechnung ist schneller beim Kunden und wird dadurch eventuell auch schneller bezahlt. Das Einsparpotenzial bzgl. den Kosten auch der Buchhaltung ist groß, vor allem dann, wenn die digitale Ausgangsrechnung intern im Dokumentenmanagementsystem verwaltet wird.

Es gibt grundsätzlich 2 Möglichkeiten, eine digitale Ausgangsrechnung an den Kunden zu schicken:

1. Die ältere Version dieser Schnittstelle nimmt das Abbild der Papierrechnung als PDF-Dokument und verschickt dieses an den Empfänger. Der Empfänger muss das digitale Dokument wie eine analoge Rechnung lesen und erfassen. OCR-Leser (= automatische Texterkennung) können bei der Interpretation helfen. Ein PDF-Dokument kann auch durch das Scannen einer Papierrechnung hergestellt werden, wodurch diese Schnittstelle relativ schnell auf 100 % Nutzung kommen kann. Verschickt wird die Datei meist als Email-Anhang über das digitale Kommunikationssystem.
2. Für den Empfänger macht es mehr Sinn, anstelle des Abbildes der analogen Rechnung im PDF-Dokument Datensätze mit dem eigentlichen Inhalt der Rechnung zu erhalten. Aus der IT-Anwendung heraus werden diese erstellt und können beim Empfänger gleich weiter digital verarbeitet werden. Die XRechnung, die von staatlichen Stellen akzeptiert wird und die für bestimmte Aufträge Pflicht ist, stellt einen Standard für solche Datensätze dar.

2.2 Digitale Eingangsrechnungen

Die digitale Ausgangsrechnung wird beim Rechnungsempfänger zur digitalen Eingangsrechnung. Die Kreditorenbuchhaltung kann diese über die vorhandenen digitalen Kommunikationswege erhalten.

Hinweis

Steuerrechtliche Vorschriften

Für digitale Eingangsrechnungen gelten einige besondere Regeln, damit sie als Dokument für den Vorsteuerabzug und die Kostenverbuchung akzeptiert werden. So muss neben einer eventuell ausgedruckten analogen Version oder der Speicherung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) immer auch die originale digitale Datei aufbewahrt werden.

Die digitale Eingangsrechnung macht in der Buchhaltung nur dann Sinn, wenn sie auch digital weiterverarbeitet werden kann. Dazu muss eine digitale Speicherung im DMS erfolgen, PDF-Dokumente werden von OCR-Geräten gelesen und interpretiert. Die so entstandenen Datensätze, vom Rechnungssteller übertragen oder vom OCR-Gerät erkannt, können in einer digitalen Rechnungsprüfung und für die direkte Verbuchung der Eingangsrechnungen in der Buchhaltung genutzt werden.

2.3 Digitale Offene-Postenübersichten

Aus dem Teststadium heraus gekommen sind digitale Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten, über welche die Partner an der Bearbeitung der offenen Posten beteiligt werden. Wer Lieferant von großen Konzernen oder Handelshäusern ist, mag vielleicht schon darauf angesprochen worden sein, den Zahlungstermin in der Buchhaltung des Kunden selbst zu bestimmen. Selbstverständlich gelten dabei strikte Grenzen und Bedingungen. Die Buchhaltung wird um die Offene-Postenbearbeitung entlastet, der Lieferant erhält Information über und Einfluss auf die zu erwartenden Zahlungen. Das ist ein erster Schritt zur weiteren Digitalisierung der Kunden-Lieferanten-Beziehung. Was in Industrie 4.0 für den technischen und logistischen Bereich funktioniert, kann auch im Rechnungswesen Vorteile aufweisen.

2.4 Datenaustausch mit Banken

Eine Vorreiterrolle in der Digitalisierung von Abläufen im kaufmännischen Bereich übernehmen die Banken. Sie haben die Möglichkeiten der digitalen Entwicklung früh erkannt und immer versucht, ihre Kunden mitzunehmen. Das hat jeder Buchhalter erfahren, privat und in den Bankangeleg...