Datenaustausch: Externe Schnittstellen zur Buchhaltung / 1.3 Qualität der Daten, die über externe Schnittstellen eingehen, sichern

Über externe digitale Schnittstellen verschickt die Buchhaltung Daten an Partner außerhalb des Unternehmens. Gleichzeitig erhält sie von diesen digitale Daten, die ebenso digital weiterverarbeitet werden. Die Qualität der Arbeitsergebnisse in der Buchhaltung basiert auf der Qualität der eingesetzten Daten. Damit bestimmt der externe Partner, wie exakt und fehlerfrei die Buchhaltung arbeitet. Die Forderung nach einer besonders hohen Qualität der Daten, die über externe digitale Schnittstellen in die Buchhaltung kommen, ist berechtigt.

Probleme mit der Datenqualität der Schnittstellen lassen sich nie vollständig verhindern. Es gibt jedoch Vorkehrungen, die das Qualitätsniveau verbessern:

• Datenquellen werden nur dann akzeptiert, wenn die Richtigkeit der Daten zuverlässig nachgewiesen werden kann. So werden z. B. Wechselkurse für die Bewertung ausländischer Verbindlichkeiten nur von Webseiten der Hausbank oder der Bundesbank akzeptiert, nicht von privaten Anbietern.

Hinweis

Inhalte verifizieren

Grundsätzlich ist das Qualitätsniveau von Daten, die aus dem Internet kommen, niedriger als das von Schnittstellen mit bekannten und vereinbarten Partnern. Die Regel, dass Informationen aus dem Netz von mindestens einer weiteren Quelle verifiziert werden müssen, gilt insbesondere für die Buchhaltung. Dabei ist darauf zu achten, dass die 2. Quelle unabhängig von der 1. Quelle berichtet. Schnittstellen mit bekannten Partnern, z. B. der Lieferant mit der elektronischen Rechnung, müssen ihre Qualität nicht immer wieder neu verifizieren.

• Teil der Schnittstelle ist die exakte Definition der Inhalte und Felder. Sender und Empfänger müssen sich auf die Bedeutung und Inhalte jedes einzelnen Datenfeldes einigen.
• Eine weitere Vereinbarung betrifft den Ablauf der Schnittstellennutzung. Besonders wichtig ist die Festlegung des zeitlichen Ablaufs. Wann wird die Schnittstelle gefüllt? Geschieht dies permanent, bei Erreichen eines Zustandes oder bei Erreichen einer bestimmten Zeit?
• Die Datenqualität muss unabhängig vom Absender der Daten regelmäßig kontrolliert werden, damit ein hohes Niveau gesichert werden kann. Dazu werden Plausibilitätskontrollen in die Schnittstelle eingebaut und in Stichproben manuelle Kontrollen durchgeführt.

• Die Buchhaltung muss ihrerseits garantieren, dass die Daten, die über externe digitale Schnittstellen herausgegeben werden, von hoher Qualität sind.

  Wichtig

  Change Management vereinbaren

  In einem laufenden System werden immer wieder Prozesse verändert und Daten neu definiert. Damit eventuelle Auswirkungen auf die Daten einer Schnittstelle rechtzeitig erkannt und berücksichtigt werden, müssen die Schnittstellen Teil des Change Managements auf beiden Seiten sein.