Überbrückungshilfe I und II: Überblick und Handlungsempf ... / 11.2 Interne Vorbereitungshandlungen und Kommunikation gegenüber den Mandanten

Damit der Antrag nach Freischaltung des Antragsportals möglichst schnell gestellt werden kann, empfiehlt es sich, die bereits heute möglichen Vorbereitungen zu treffen.

• Sicherstellen, dass die für die Versendung der Anträge verwendete E-Mail-Adresse mit der im Steuerberaterverzeichnis hinterlegten E-Mail-Adresse des jeweiligen Steuerberaters übereinstimmt.
• Umgehende Registrierung als prüfender Dritter: Dafür steht das bundesweite Online-Antragsportal zur Verfügung. Zur Nutzung des Portals muss ein Account angelegt werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Falls Sie über ein Nutzerkonto Bund verfügen, können Sie sich mit diesen Zugangsdaten registrieren. Wenn Sie kein Nutzerkonto Bund besitzen, nutzen Sie die Registrierung mit PIN-Brief. Bei Fragen zur Registrierung oder Problemen steht ein Service-Desk unter der Service-Hotline [phone] sowie unter der Mail [e-mail] zur Verfügung.

• Anforderung der im Rahmen der Plausibilitätsprüfung insbesondere zu berücksichtigenden Unterlagen:

  	Umsatzsteuervoranmeldungen des Jahres 2019 und, soweit vorhanden, der Monate April und Mai 2020;
  	Jahresabschluss 2019;
  	Einkommen- bzw. Körperschaftsteuererklärung 2019;
  	Aufstellung der betrieblichen Fixkosten des Jahres 2019;
  	Bewilligungsbescheid, falls dem Antragsteller Corona-Soforthilfe gewährt wurde.

  Soweit der Jahresabschluss aus dem Jahr 2019 oder andere erforderliche Kennzahlen noch nicht vorliegen, kann auf den Jahresabschluss 2018 oder andere erforderliche Kennzahlen aus 2018 abgestellt werden. Falls das Unternehmen von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit ist, erfolgt die Plausibilitätsprüfung anhand der Umsatzsteuerjahreserklärung. Bei gemeinnützigen Organisationen und Vereinen hat die Plausibilitätsprüfung anhand der laufenden Buchführung zu erfolgen. Der konkrete Umfang der vorzulegenden Unterlagen/Angaben hängt von den individuellen Umständen des Antragstellers ab.

• Sofern der beantragte Betrag der Überbrückungshilfe in Phase 2 nicht höher als 15.000 EUR für 4 Monate ist, kann der prüfende Dritte seine Plausibilitätsprüfung auf die Prüfung offensichtlicher Widersprüche oder Falschangaben beschränken.

• Priorisierung der Finanzbuchhaltungen April/Mai 2020 für "gefährdete" Mandanten, um entsprechend schnell handeln zu können. Es ist ferner sehr wichtig, dass alle für die Buchhaltung relevanten Daten für die Monate ab April 2020 vorliegen. Es ist sicherzustellen, ob alle Angaben, Belege und Daten für die Monate April und Mai 2020 übermittelt wurden. Es wäre beraterseits zu empfehlen, sich diesen Punkt über eine Vollständigkeitserklärung vom Mandanten bestätigen zu lassen.
• Es muss auch eine Umsatzschätzung für jeden einzelnen der Monate Juni, Juli, August 2020 abgegeben werden. Der Mandant sollte dezidiert darstellen und begründen, welche Umsätze er in diesen Monaten voraussichtlich realisieren können wird. Ggf. liegen bereits Zahlen aus Liquiditätsplanungen oder sogar integrierten Planungen vor, auf die zurückgegriffen werden kann oder die zumindest als Orientierung dienen können.
• Gefördert werden Fixkosten, für die Verträge vor dem 1.3.2020 abgeschlossen wurden. Es ist zu prüfen, ob der Kanzlei alle Buchungsunterlagen zu den betrieblichen Fixkosten vorliegen. Insbesondere die Ermittlung der Finanzierungsanteile der Leasingraten dürfte in einigen Fällen nicht auf Knopfdruck funktionieren und bedarf der Verträge und weiterer Unterlagen. Alternativ Inanspruchnahme der Vereinfachungsmöglichkeiten gemäß 4. Nr. 4.
• Viele Softwarehersteller, aber auch viele Kanzleien, erstellen bereits meist Excel-basierte Prüf- und Berechnungshilfen, die teils automatisiert aus der Finanzbuchführung, teils händisch zu befüllen sind. Die Beschäftigung mit diesen Lösungen sollte selbstverständlich sein, um sofort handlungsfähig zu sein und die zu erwartete Flut an Anträgen möglichst routiniert und effizient abarbeiten zu können. Die vorliegenden Prüf- und Berechnungshilfen müssen unbedingt laufend auf Aktualität überprüft werden. Durch die permanenten Klarstellungen und Ergänzungen ändern sich diese teilweise innerhalb weniger Tage. Eine Verwendung der jeweils aktuellsten ist unerlässlich.
• Einplanung und Schulung der Mitarbeiter in den Steuerkanzleien, damit die Anträge entsprechend zügig gestellt werden können.
• Einplanung großzügiger Zeitfenster für Sparring mit Personal und Reviews.
• Sicherstellung einer einheitlichen und stringenten Dokumentation (Arbeitspapiere). In Anbetracht der zu erwartenden Vielzahl der Anträge ist eine einheitliche Vorgehensweise unabdingbar – auch für viele Berufsträger und deren Mitarbeiter stellen die Bearbeitung und besonders auch die Plausibilisierung der Umsatzplanungen Neuland und eine Herausforderung dar.