Controlling-Prozesskennzahlen / 4.3.3 Zeitnähe und Termintreue

IGC-Tipp: Kurzer Planungsprozess

Durch eine Verkürzung der Planungsprozesse werden sowohl ein geringerer Ressourceneinsatz als auch Qualitätsverbesserungen angestrebt. Eine Verkürzung der Planung ermöglicht es, den Planungsprozess in Richtung Jahresende zu verschieben, aktuellere Werte zu verarbeiten sowie validere Vorschaudaten zu nutzen.

KPI "Durchlaufzeit"

Berechnung	Einheit
Arbeitstage von Start (Planungsbrief) bis Ende ­((AR-)Genehmigung)	AT

Interpretationshinweis:

Eine Verkürzung des Planungsprozesses steigert die Effizienz der Planung. Zusätzlich ermöglicht dies einen späteren Planungsstart und damit einen valideren Aufsetzpunkt der Planung. Allerdings wirken diverse Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen auf die Planungsdauer und können damit die Interpretation erschweren (Komplexität der Organisation bzw. des Geschäfts, Detaillierungsgrad der Planung, …). Es wird angenommen, dass Beschleunigung ohne Qualitätsverlust möglich ist (z. B. durch Reduktion von Liege-/Leerzeiten).

Aus der Reduktion von Überarbeitungszyklen resultiert eine Kostenersparnis. Es kann daher zweckmäßig sein, die Anzahl der Planungsschleifen zu überprüfen. Viele Planungsschleifen sind auch ein Indikator für qualitative Probleme in der Planung.

Praxis-Tipp

Empfehlungen zum Prozess "Operative Planung und Budgetierung"

… zur Steigerung der Prozessqualität:

• Eine zeitlich verschränkte Erstellung von Mittelfristplanung und Budget stellt den inhaltlichen Konnex zwischen den Zeithorizonten sicher.
• Die Planung sollte top down mit operationalen Zielideen starten.
• Um geplante Ziele zu erreichen, sind Budgets möglichst vollständig mit Maßnahmen zu hinterlegen.
• Um unrealistische Planungen zu vermeiden, ist sowohl eine Rückschau auf vergangene Jahre als auch ein Hinterfragen wesentlicher Abweichungen zum aktuellen Forecast notwendig.

… zur Verbesserung von Zeitnähe und Termintreue:

• Ein verbindlicher Terminkalender ist aufzustellen, zeitgerecht an alle planenden Stellen zu kommunizieren und über eine Statuskontrolle durch die Controller zu monitoren.

… zur Optimierung der Prozesskosten:

• Eine klare Trennung dezentraler Planungsaktivitäten (z. B. geschäftsnahe, inhaltliche Planungen wie Investitionsplanung) und zentraler Planungsservices (z. B. Abschreibungsermittlung) senkt ohne Qualitätseinbußen den Ressourceneinsatz.
• Die ABC-Analyse kann auf jedes beliebige Controlling-Objekt (Kostenarten, Profit Center etc.) angewendet werden und eine Hilfestellung geben, in welchen Bereichen ein höheres Detail ("A"-Kostenarten) oder eine Strukturvereinfachung ("C"-Kostenarten) zweckmäßig sein kann.
• Planungstools helfen, Saisonalisierungen sowie selektive Fortschreibungen zu nutzen und mehrere Planungsschleifen zu verwalten.