Compliance im Einkauf / 7 Einsatz von Fremdressourcen, Werk- und Dienstleistungsverträgen

Einleitung	Siehe "Compliance im Personalwesen".
Legitime Gestaltungen von Missbrauchsfällen abgrenzen	Problem: Mit dem Einkauf von Gütern und IT-Programmen oder dem Abschluss von Werk- oder Dienstleistungsverträgen sind häufig von Dritten veranlasste Personalleistungen im eigenen Unternehmen verbunden. Das ist einerseits ganz normal und wirft für den Einkauf keine Fragestellungen auf, die über die gewöhnliche Sorgfalt bei der Auswahl von Lieferanten oder Dienstleistern hinausgehen. Unternehmen oder Berater, die sich zu Werk- oder Dienstleistungen im Unternehmen verpflichten, nutzen hierzu eigene oder entliehene Mitarbeiter bzw. andere Unternehmen als Erfüllungsgehilfen. Bei der Installierung von Softwareprogrammen oder der Inbetriebnahme und Wartung von Maschinen kommen typischerweise Mitarbeiter des Lieferanten zum Einsatz. Andererseits kann sich die Frage stellen, ob fremde Arbeitnehmer wegen deren örtlichen und funktionalen Einbindung in das Auftrag gebende Unternehmen (Eingliederung in die Arbeitsorganisation, Weisungsrechte, keine räumliche Trennung) als dessen Arbeitnehmer einzustufen sind, bzw. selbstständige Berater als sogenannte Scheinselbstständige und Arbeitnehmer. Wird das bejaht, drohen Strafen und Bußgelder wegen der Verletzung von Arbeitnehmerschutz- oder sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften, finanzielle Forderungen der Arbeitnehmer, Schwierigkeiten mit der Arbeitnehmervertretung, persönliche Ansprüche der beteiligten Personen und – aufgrund von Missbrauchsfällen – heute auch ein erhebliches Reputationsrisiko. Vorschlag: Unternehmen sollten sich beraten lassen, wie der Fremdpersonaleinsatz im Rahmen von Werk-/Dienstleistungsverträgen vom Einsatz eigener Arbeitskräfte unterschieden werden kann. Die Fachverantwortlichen sollten hierzu eindeutige Weisungen/ Hilfestellungen erhalten. Der Einkauf sollte diese Weisungen im Rahmen seiner Aufgabenstellung unterstützen, Hinweisen auf Grenzsituationen beachten und gegebenenfalls im Unternehmen nachhaken.
Prüffragen	Hierbei können die nachstehenden Prüffragen für die Anforderung von Dienstleistern, Beratungs- oder Werkvertragsunternehmen helfen.
Auswahl von Lieferanten, Beratern/ Dienstleistern	Kann der Geschäftspartner die vereinbarte Leistung mit eigenen Ressourcen und in eigener Verantwortung erbringen? Unbedenkliche Antwort: Ja
Lastenheft	Ist für den Auftrag vom eigenen Unternehmen ein Lastenheft erstellt worden, das der Geschäftspartner selbständig ohne laufende Weisungen des Unternehmens abarbeiten kann? Unbedenkliche Antwort: Ja
"Atomisierung" von Werkleistungen	Werden eine Summe von Klein- und Kleinst-"Projekten" vergeben bis zur "Atomisierung" (z. B. Schweißnähte, Verputzarbeiten geringen Umfangs)? Unbedenkliche Antwort: Nein
Nicht erfolgsbezogene Arbeiten	Wird lediglich die Leistung (nicht erfolgsbezogener) einfacher Arbeiten benötigt (z. B. Schreibarbeiten, Botendienste, einfache Zeichenarbeiten, Maschinenbedienung, Dateneingaben)? Unbedenkliche Antwort: Nein
Personaleinsatz auf dem Betriebsgelände	Ist bei Fremdpersonaleinsatz auf dem Betriebsgelände die räumliche Abgrenzung von den eigenen Mitarbeitern gewahrt? Unbedenkliche Antwort: Ja
Anweisungen	Ist ausgeschlossen, dass das Fremdpersonal Anweisungen durch eigene Mitarbeiter erhält? Wie? Unbedenkliche Antwort: Ja
Arbeitszeit	Ist sichergestellt, dass das Fremdpersonal die eigene Arbeitszeit selbst bestimmen kann? (Wie?) Unbedenkliche Antwort: Ja
Betriebsmittel	Setzt das Fremdpersonal eigene Betriebsmittel und Werkzeuge ein? Unbedenkliche Antwort: Ja
Personalgestellung als Folgeleistung	Ist die Personalgestellung nur (vorübergehende) Folgeleistung der Lieferung einer Maschine oder Software? Unbedenkliche Antwort: Ja
Arbeitnehmerüberlassung	Hat das beauftragte Unternehmen die Genehmigung für gewerbliche Arbeitnehmerüberlassung? (Einige Unternehmen schreiben vor, dass das beauftragte Unternehmen immer dann, wenn Personal auf dem Betriebsgelände des Auftragnehmers eingesetzt werden soll, über eine Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis verfügen muss. Das ist an und für sich widersprüchlich, verhindert nach der geltenden Rechtslage aber, dass die beteiligten Arbeitnehmer dem Auftragnehmer als eigene Arbeitnehmer zugerechnet werden könnten.) Unbedenkliche Antwort: Ja
Reputation des Beauftragten	War das zu beauftragende Unternehmen bereits öffentlicher Kritik wegen Verletzung arbeits- oder sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften oder Sozialstandards ausgesetzt oder von behördlichen Ermittlungsverfahren betroffen? Unbedenkliche Antwort: Nein

Tab. 5: Risiken und Maßnahmen beim Einsatz von Fremdressourcen , Werk- und Dienstleistungsverträgen