In § 147 AO ist geregelt, welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen beachtet werden müssen. Wird die elektronische Buchführung in eine Cloud ausgelagert, sind insbesondere die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 2 AO, die Verpflichtung zur Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen nach § 147 Abs. 5 AO und die Ermöglichung des Datenzugriffs auf die elektronische Buchführung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung nach § 147 Abs. 6 AO als kritische Punkte anzusehen. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen kann eine Schätzung der Besteuerungslagen nach § 162 AO auslösen. Es ist daher wichtig, dass der Cloud Anbieter vertraglich dazu verpflichtet wird, die technischen und rechtlichen Voraussetzungen zur Einhaltung der steuerlichen Ordnungsvorschriften zu gewährleisten.

Darüber hinaus hat der Steuerpflichtige sein Datenverarbeitungssystem gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen. Führt der nicht ausreichende Schutz der Daten zu deren Verlust, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.[1] Dies kann ebenfalls zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen.

Der Vollständigkeit halber sei darauf hingewiesen, dass es auch handelsrechtliche Ordnungsmäßigkeits- und Aufbewahrungsvorschriften gibt, deren Missachtung zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerkes führen kann. Dies wiederum kann zu einer Verschlechterung des Ratings und damit der Kreditwürdigkeit des Unternehmens führen.

[1] Vgl. BMF-Schreiben vom 14.11.2014 "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", Tz. 103 f.

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