So mancher kennt das: Im betrieblichen Alltag hat man den Eindruck, dass das Geschäft gut läuft. Die Auftragsbücher sind voll, die Kapazitäten ausgelastet. Am Jahresende dann die böse Überraschung: Das Ergebnis liegt weit unter den Erwartungen, die Personalkosten sind immens gestiegen, Kredite, die im Laufe des Jahres für Investitionen aufgenommen wurden, müssen bedient oder sogar erweitert werden. Aber nicht nur in wirtschaftlich guten Zeiten kann das Ergebnis am Jahresende überraschen. Überraschende Krisen können auch dafür sorgen, dass das Ergebnis am Jahresende nicht dem entspricht, was man zunächst erwartet hat. Was also tun, um frühzeitig auf unerwünschte Entwicklungen reagieren zu können? Die Antworten sind recht leicht zu finden – wenn man weiß, wo man suchen muss. Ein detaillierter Blick in die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann hier sehr hilfreich sein.
Allerdings ist es wichtig, dass sich Unternehmer regelmäßig mit ihren Zahlen befassen. Wer nur ab und zu oberflächlich auf die tabellarische Übersicht der BWA schaut und gar nicht genau weiß, was sich aus den Daten ableiten lässt, wird die BWA nicht als Frühwarnsystem nutzen können.[1] Mit ein wenig Verständnis lassen sich jedoch die Zahlen gewinnbringend für den unternehmerischen Alltag interpretieren – die Qualität der eigenen Buchhaltung trägt dazu bei, dass die Daten tatsächlich Entscheidungsprozesse stützen können.
Die BWA beruht auf den Zahlen der Buchhaltung und gibt dem Unternehmer während des laufenden Wirtschaftsjahres aus verschiedenen Blickwickeln Auskunft über seine finanzielle Situation. Die BWA ist aus mehreren Gründen entscheidend für die Unternehmensplanung:
Was die BWA kann
Die BWA informiert…
… über alle wichtigen Unternehmenszahlen, zusammengefasst auf wenigen Seiten.
Die BWA kontrolliert…
… Erträge und Aufwendungen. Mit den Daten sind Unternehmer in der Lage, kurz- und mittelfristige Entscheidungen zu treffen.
Die BWA präsentiert…
… die finanzielle Situation des Unternehmens – z. B. bei einer Bank. Kreditzusagen können dadurch erleichtert werden.
Man sollte daher zunächst definieren, wie die BWA des eigenen Betriebs aussehen sollte – und welche Zahlen hier einfließen müssen.
BWA-Standards für jede Unternehmenslage
In diesem Artikel nehmen wir die Auswertungen der DATEV als Grundlage. Die Ausführungen sind aber ebenso auf die BWAs anderer Buchhaltungsprogramme, wie z. B. von Lexware, übertragbar. Der Unterschied besteht lediglich in der Bezeichnung der Auswertungen und evtl. punktuell unterschiedlichen Kontenzuordnungen. Es gibt verschiedene Standards für den Aufbau einer BWA. Diese beinhalten zum einen Vorschläge für verschiedene Branchen und zum anderen Darstellungsweisen, die unterschiedliche Leserzielgruppen berücksichtigen.
Die Grundauswertung ist die sogenannte Standard-BWA. Sie ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung (Lexware: Kostenstatistik I), welche die vorhandenen Daten nach rein betriebswirtschaftlichen Aspekten bezüglich des Unternehmenserfolgs analysiert. Sie eignet sich für jedes Unternehmen, unabhängig von der Branchenzugehörigkeit und der Betriebsgröße. Sie ist daher im Zweifelsfall die BWA der Wahl.
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