Business Process Management: Weiterentwicklung und Optim ... / 2 Anforderungen an ein zeitgemäßes Business Process Management

Angesichts der oben beschriebenen Kritikpunkte am Prozessmanagement stellt sich die Frage nach prinzipiellen Gestaltungsempfehlungen für das BPM, um die Fallstricke einer bürokratisierten Dokumentationsmaschinerie zu umgehen. Für die erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen lassen sich folgende Punkte ableiten und als erste universelle Handlungsempfehlungen abgeben:

• Effizientes Top-down Vorgehensmodell anstelle von überbordenden Detailanalysen und aufwendiger (Prozess-)Dokumentationen: Rasch "auf den Punkt" zu kommen ist entscheidend.
• Fokussierung auf zentrale Optimierungshebel in den Prozessen, Systemen und Rahmenbedingungen: Pareto-Prinzip bei der Auswahl der Optimierungspotenziale.
• Adressatengerechte Darstellungen: Die Anwendung managementtauglicher Visualisierungen (Process Heat Map, Roadmaps usw.) sichert die erforderliche Aufmerksamkeit des Managements und lenkt den Blick auf das Wesentliche.
• Hohe Flexibilität durch einen passenden Projektaufbau: Jedes Unternehmen hat seine Spezifika auf die Rücksicht genommen werden muss. Methodisch starre Analyseraster passen hier oft nicht.
• Partizipativer Ansatz durch gezielte Interviews: Hohes Mitarbeiter-Commitment zu den erarbeiteten Maßnahmen muss bereits früh sichergestellt werden – aus Betroffenen Beteiligte zu machen ist von Beginn an ernst zu nehmen.
• Umfassende und transparente Kommunikation der Projektergebnisse: BPM will weitreichende Veränderungen erzielen und muss daher zielgerichtet Informationen bereitstellen.
• Laufendes Change Management und ggf. (operative) Umsetzungsbegleitung sicherstellen: Die konkrete Umsetzung bildet immer den schwierigsten Teil und sollte daher gut geplant bzw. unterstützt sein.

Ein modern ausgestalteter BPM-Ansatz hat es nicht zum Ziel, umfassende Prozessdokumentationen zu generieren, die in vielen Fällen trotz erheblichen Erstellungs- und Wartungsaufwands in gängigen Softwarelösungen nach kurzer Zeit wieder veraltet sind und nur mehr eingeschränkten Nutzen haben. Vielmehr steht eine rasche und zielgerichtete Identifikation von Optimierungspotenzialen im Fokus, die bewertet, priorisiert und in eine Optimierungs-Roadmap (inkl. Verantwortlichkeiten) überführt werden.

Hier sei klar herauszustellen, dass eine derartige Betrachtung der Prozesslandschaft und ihrer Optimierungspotenziale auch aus einer Position der Stärke heraus erfolgen muss und nicht erst in wirtschaftlich schwierigen Zeiten angegangen werden soll.