Für Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Mittelständler bis zum Konzern, ist es empfehlenswert einmal grundsätzlich zu durchdenken und zu regeln, wie zukünftig "unternehmerische Entscheidungen" systematisch und fundiert vorbereitet werden sollen. Dabei sind folgende Fragestellungen zu betrachten, zu diskutieren und schließlich geeignete Regelungen zu dokumentieren:
- Was ist konkret im Unternehmen unter einer "unternehmerischen Entscheidung" zu verstehen und welche Arten solcher Entscheidungen treten typischerweise auf (z. B. bezüglich Investitionen, großer Forschungsprojekte, Finanzierung etc.).
- Wie soll grundsätzlich die Vorlage für eine unternehmerische Entscheidung aussehen und welche Informationen sind grundsätzlich enthalten (siehe oben) – und welche spezifischen Informationsanforderungen ergeben sich bei besonderen Entscheidungstypen (z. B. bei Kundenaufträgen oder Investitionen)?
- Welche Stellen des Unternehmens sind in welcher Weise bei der Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen zu involvieren und wie ist insgesamt der Prozess der Entscheidungsvorbereitung – von der Idee über den Antrag bis zur Erstellung der Entscheidungsvorlage – zu organisieren?
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen existiert meist keine eigene Stelle für Controlling, und erst recht nicht für das Risikomanagement; obwohl die Etablierung eines Risikomanagements auch für solche Unternehmen vorgeschrieben ist. Die Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen und die Erstellung von Entscheidungsvorlagen ist damit unmittelbar Aufgabe des kaufmännischen Leiters bzw. eines Geschäftsführers. Dies ist auch zunächst einmal kein grundsätzliches Problem. Der Gesetzgeber spricht von "angemessenen Informationen" und stellt damit klar, dass die informationelle Fundierung natürlich abhängig ist von Größe, Bedeutung und Risiko der anstehenden Entscheidungen. Ist z. B. eine Investition oder ein Projekt mit vergleichsweise niedrigen Investitionsausgaben und Risiken verbunden, ist auch eine kompakte Dokumentation der Entscheidungsvorlage gerechtfertigt. Hier ist Flexibilität sinnvoll.
Zudem ist zu beachten, dass gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen ein Geschäftsführer quasi in Personalunion eine Vielzahl von Aufgaben wahrnimmt, die nicht alle die Konsequenz seiner Position als Organ der Gesellschaft – Geschäftsführer – sind. Ob also überhaupt eine schriftliche Entscheidungsvorlage notwendig ist, hängt davon ab, ob die anstehende Entscheidung tatsächlich eine "unternehmerische Entscheidung", also von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen ist. Andere Entscheidungen können, müssen aber nicht so weitgehend vorbereitet und dokumentiert werden. Sinnvoll ist hier aber eine klare Abgrenzung, was tatsächlich in Anbetracht der Unternehmensgröße als "unternehmerische Entscheidung" aufgefasst werden muss. Die Anzahl der tatsächlich "unternehmerischen Entscheidungen" ist bei den meisten Unternehmen überschaubar.
Um eine adäquate Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen organisatorisch sicherzustellen, sind also 3 Schritte notwendig:
Erfassung aller "unternehmerischen Entscheidungen"
Ziel des Schritts ist es alle wesentlichen unternehmerischen Entscheidungssituationen der Unternehmensführung und die verwendete Systematik zur Entscheidungsvorbereitung zu erheben. Dies beinhaltet vor allem auch eine klare Definition, was als unternehmerische Entscheidung aufgefasst wird und was nicht. Weiterhin können kursorisch erste Verbesserungspotenziale aufgezeigt, die bestehen bei (1) Inhalt der Entscheidungsvorlagen und (2) Vorgehensweise und Methodik für deren Erstellung.
Festlegung von Anforderungen an eine Entscheidungsvorlage und an "angemessene Informationen" (§ 93 AktG)
Hier werden der notwendige Inhalt von und weitere Anforderungen an Entscheidungsvorlagen konzipiert, um "angemessene Informationen" belegen zu können. Meist wird zunächst ein allgemeines "Muster" für eine Entscheidungsvorlage erstellt. Auf dieser Grundlage können Textvorlagen z. B. für spezielle Typen von Entscheidungen abgeleitet werden, wie z. B. Investitionsentscheidungen.
Konzeption des Managementsystems zur Erstellung von Entscheidungsvorlagen
Im Rahmen dieses Schritts wird das Managementsystem zur Erstellung und Prüfung der Entscheidungsvorlage konzipiert und damit also die Verankerung in bestehende Managementprozesse (wie Controlling und Risikomanagement). Es werden die Regelungen diskutiert, wann welche Stellen/Abteilungen in die Entscheidungsvorbereitung einbezogen werden. Dabei ist zu entscheiden, welche Stelle im Unternehmen die Federführung über das System übernimmt. Diese kann bspw. liegen bei der Assistenz der Unternehmensführung oder im Controlling oder im Risikomanagement. Insbesondere für das Risikomanagementsystem wird der Anpassungsbedarf der bestehenden Prozesse, des Risikohandbuchs etc. diskutiert, um die Anforderungen an ein "entscheidungsorientiertes Risikomanagementsystem" (gemäß DIIR RS Nr. 2) erfüllen zu können.
Zudem wird auch der notwendige Ressourcen...
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