Ist Buchführungspflicht gegeben, bedeutet dies, dass eine Vielzahl handels- und steuerrechtlicher Vorschriften eingehalten werden müssen.
Nach den §§ 238 ff. HGB ist es erforderlich,
- alle Geschäftsvorfälle laufend und systematisch aufzuzeichnen, wobei allerdings kein bestimmtes Buchführungssystem vorgeschrieben ist,
- die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten,
- die Aufzeichnungen so vorzunehmen, dass sich ein sachverständiger Dritter, z. B. ein Steuerberater oder ein Betriebsprüfer, in angemessener Zeit darin zurechtfinden kann,
- Belege zu sammeln und nachvollziehbar aufzubewahren,
- alljährlich eine Inventur durchzuführen und sämtliche Vermögensgegenstände in einem Inventar zu erfassen,
- auf den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Diese beiden Rechenwerke bilden den Jahresabschluss;
- alle Buchführungsunterlagen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.
Die handelsrechtlichen Vorschriften gelten nach § 141 Abs. 1 Satz 2 AO auch steuerrechtlich, sofern sich aus den Steuergesetzen nichts anderes ergibt. Eine derartige Regelung enthält z. B. § 142 AO, der von buchführungspflichtigen Landwirten ein Anbauverzeichnis fordert.
Eine weitere steuerliche Sonderregelung findet sich in § 146 Abs. 2 AO. Diese Vorschrift fordert, dass die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind. Ausnahmen lässt § 146 Abs. 2 AO nur für ausländische Betriebsstätten und Organgesellschaften zu; in diesen Fällen kann die Buchführung unter weiteren Voraussetzungen auch ins Ausland verlagert werden.
Darüber hinaus erlaubt es § 146 Abs. 2a AO dem Unternehmer, – unabhängig vom Bestehen ausländischer Betriebsstätten oder Organgesellschaften, – beim Finanzamt zu beantragen, dass die elektronischen Bücher und Aufzeichnungen im Ausland geführt bzw. aufbewahrt werden. Dadurch soll es u. a. ermöglicht werden, Buchführungsarbeiten kostengünstig im Ausland erledigen zu lassen. Dies setzt jedoch voraus, dass
- der Steuerpflichtige dem Finanzamt den Standort des Datenverarbeitungssystems und den Namen sowie die Anschrift eines ggf. mit der Buchführung betrauten Dritten mitteilt,
- der Steuerpflichtige sämtlichen ihm obliegenden steuerlichen Pflichten nachkommt,
- der Datenzugriff nach § 147 AO in vollem Umfang möglich ist und
- die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird.
Verlagerung bei Einnahmen-Überschussrechnung
Die vorstehenden Regelungen gelten auch dann, wenn der Steuerpflichtige nicht buchhaltungspflichtig ist, jedoch der Außenprüfung unterliegt.[1]
Wird die Besteuerung beeinträchtigt oder teilt der Steuerpflichtige Änderungen hinsichtlich des Standorts oder des mit der Buchführung Beauftragten nicht mit, muss das Finanzamt die Bewilligung der Verlagerung ins Ausland widerrufen und die Rückverlagerung der Buchführung ins Inland fordern. Kommt der Steuerpflichtige dem nicht nach, kann nach § 146 Abs. 2b AO gegen ihn ein Verzögerungsgeld von 2.500 EUR bis 25.000 EUR festgesetzt werden. Letzteres gilt auch dann, wenn die Buchführung ohne Bewilligung des Finanzamts ins Ausland verlagert wurde. Werden die Forderungen des Finanzamts erst nach Ablauf der von diesem gesetzten Fristen erfüllt, kann dennoch ein Verzögerungsgeld festgesetzt werden.[2] Allerdings darf das Verzögerungsgeld nicht mit der Zahl der Verstöße multipliziert werden.[3] Außerdem stellen die FG zunehmend hohe Anforderungen an die Begründung für die Festsetzung von Verzögerungsgeldern und deren Höhe.[4]
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