Um eine systematische und strukturierte Vorgehensweise sicherstellen zu können, sollten Sie mit der Erstellung einer Kostenarten- und -stellenliste beginnen. Im Normalfall werden Sie diese Informationen bereits vorliegen haben bzw. Sie kennen die wichtigsten Kostenarten und -stellen. Dennoch ist es sinnvoll, sich auf diesem Weg einen Überblick über die Gesamtlage zu verschaffen. So werden Ihnen auch möglicherweise "vergessene" Kostenarten noch einmal vor Augen geführt.
Um den Umfang auf ein vertretbares Ausmaß zu begrenzen, sollten Sie überlegen, bestimmte Positionen zusammenzufassen, z. B. Arbeitslosen-, Renten- und Krankenversicherungen zu einer Position Personalneben- oder Sozialkosten oder unterschiedliche Gebühren und Abgaben zu einer Größe Öffentliche Abgaben. Nutzen Sie z.B. die Zusammenfassungen, wie sie Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vorsehen.
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