Bewirtungskosten / 5 Nachweispflichten für Bewirtungskosten

5.1 Materiell-rechtliche Tatbestandsvoraussetzung für den Betriebsausgabenabzug

Der Steuerpflichtige muss schriftlich folgende Angaben machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.^[1] Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung.^[2]

Bei Bewirtungen in einer Gaststätte wird für die schriftlichen Angaben in der Praxis häufig nach wie vor der frühere "amtliche Vordruck" auf der Rückseite der Gaststättenrechnung verwendet.

Die schriftlichen Angaben hat der Steuerpflichtige oder sein an der Bewirtung teilnehmender Beauftragter zu unterschreiben, um zu dokumentieren, dass es sich um "Angaben des Steuerpflichtigen" handelt.^[3]

Ohne die schriftlichen Angaben kann der Bewirtungsaufwand nicht zum Abzug zugelassen werden.^[4] Die Form des Nachweises der Bewirtungsaufwendungen ist materiell-rechtliche Tatbestandsvoraussetzung für den Abzug als Betriebsausgaben. Jeglicher Betriebsausgabenabzug ist auch ausgeschlossen, wenn die Angaben lückenhaft sind.^[5]

[1] § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG.

[2] § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG.

[3] BFH, Urteil v. 15.1.1998, IV R 81/96, BStBl 1998 II S. 263; BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2143/19/10003 : 003; Rn. 1,

H 4.10 Abs. 5 – 9 "Unterschrift" EStH 2020.

[4] R 4.10 Abs. 8 Sätze 1 und 2 EStR 2012.

[5] BFH, Urteil v. 30.1.1986, IV R 150/85, BStBl 1986 II S. 488; H 4.10 Abs. 5-9 "Unvollständige Angaben" EStH 2020.

5.2 Namen der Teilnehmer der Bewirtung

Es müssen alle Personen namentlich aufgeführt werden, die an der Bewirtung teilgenommen haben.^[1] Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich. Eine Identifizierung muss jedoch möglich sein, sodass ggf. auch Vorname und Adresse bzw. Firma vom Finanzamt, vor allem im Rahmen einer Außenprüfung, nachgefordert werden können. Zu den Teilnehmern der Bewirtung zählen alle am Bewirtungsvorgang teilnehmenden Personen. Deshalb müssen auch der teilnehmende Steuerpflichtige und seine teilnehmenden Arbeitnehmer namentlich benannt werden.^[2]

Auf die Angaben der Namen kann verzichtet werden, wenn ihre Feststellung dem Steuerpflichtigen nicht zugemutet werden kann, z. B. bei Bewirtung anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personenzahl. In diesen Fällen genügen die Angabe der Zahl der Teilnehmer der Bewirtung sowie eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung.^[3]

[1] R 4.10 Abs. 9 Satz 1 EStR 2012.

[2] BFH, Urteil v. 30.1.1986, IV R 150/85, BStBl 1986 II S. 488; H 4.10. Abs. 5-9 "Bewirtung mehrerer Personen" EStH 2020.

[3] R 4.10 Abs. 9 Sätze 2 – 4 EStR 2012.

5.3 Anlass der Bewirtung

Der konkrete Anlass der Bewirtung muss angegeben werden. Durch zu knappe Angaben wird die steuerliche Anerkennung gefährdet, vor allem, wenn es um den Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen geht.^[1] Allgemeine Angaben, z. B. "Geschäftsfreundebewirtung", "Kundenbewirtung", "Arbeitsessen","Geschäftsessen", Geschäftsbesprechung", "Kundenpflege", "Kontaktpflege", "Informationsgespräch", lassen den Zusammenhang mit einer Geschäftsbeziehung nicht erkennen und reichen für die gebotene Nachprüfung nicht aus.^[2] Ebenso reicht nicht aus, dass lediglich die Namen und die berufliche oder geschäftliche Tätigkeit der bewirteten Personen (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater) aufgeführt werden, weil die konkrete betriebliche Veranlassung damit nicht nachgewiesen werden kann.^[3]

Hinweis

Angabepflicht trotz Presse- oder Berufsgeheimnis

Ein Journalist kann die geforderten Angaben zu Teilnehmern und Anlass nicht unter Berufung auf das Pressegeheimnis verweigern.^[4] Entsprechendes gilt für Rechtsanwälte, die sich auf die anwaltliche Schweigepflicht berufen.^[5] Der BFH weist aber ausdrücklich darauf hin, dass im Hinblick auf die anwaltliche Schweigepflicht es das Verhältnismäßigkeitsprinzip gebieten kann, bei den Anforderungen an den Umfang der Angaben zum Anlass der Bewirtung Rechnung zu tragen. Der Rechtsanwalt muss danach diesen Anlass nur insoweit spezifizieren, wie dies für eine Nachprüfung der betrieblichen Veranlassung, etwa bei einer Betriebsprüfung, erforderlich ist.

[1] BFH, Urteil v. 15.1.1998, IV R 81/96, BStBl 1998 II S. 263.

[2] BFH, Urteil v. 30.1.1986, IV R 150/85, BStBl 1986 II S. 488; BFH, Urteil v. 26.2.2004, IV R 50/01, BStBl 2004 II S. 502; FG München, Urteil v. 28.11.2007, 1 K 3118/07,

R 4.10 Abs. 9 Satz 5 EStR 2012.

[3] FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 11.5.2011, 12 K 12209/10, EFG 2012 S. 2130.

[4] BFH, Urteil v. 15.1.1998, IV R 81/96, BStBl 1998 II S. 263.

[5] BFH, Urteil v. 26.2.2004, IV R 50/01, BStBl 2004 II S. 502.

5.4 Beifügung der Rechnung der Gaststätte

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden – die Finanzverwaltung spricht abweichend vom Gesetzeswortlaut von einem "Bewirtungsbetrieb" – , ist den schriftlichen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung die Gaststättenrechnung "beizufügen."^[1] Dieses Erfordernis kann dadurch erfüllt werden, dass der früher vorgeschriebene Vordruck auf der Rückseite der Rechnung für die schriftlichen Angaben verwendet wird, die Angaben also auf der Rechnung gemacht werden.^[2] Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen auf dem Eigenbeleg...